Controle de horas com o Google Agenda: horas faturáveis sem cronômetro
A maioria dos apps de controle de horas pede que você aperte iniciar e parar. Muitos freelancers esquecem e, na sexta-feira, reconstroem a semana de memória. Se o seu trabalho já está no Google Agenda, há um hábito mais simples: planeje o tempo na agenda, corrija-o quando a reunião terminar e conte a partir da agenda. Este guia explica o método, o que o Google Agenda consegue e não consegue fazer sozinho e os erros que deixam os totais errados.
O que o Google Agenda registra e o que não registra
O Google Agenda registra quando um evento começa e termina. Numa Conta do Google pessoal, ele não soma essas durações para você. Duas configurações costumam ser confundidas com controle de horas:
- Horário de trabalho (Configurações, depois Geral, depois Horário de trabalho e local) informa às outras pessoas quando você está disponível. Não mede nada.
- Estatísticas de uso do tempo mostram como o seu tempo se divide entre reuniões e tempo de concentração, mas só em algumas edições Business, Enterprise e Education do Google Workspace, e só para a sua própria agenda.
Então a agenda guarda a matéria-prima. Para faturar a partir dela, você precisa de um jeito de dizer a qual cliente cada evento pertence e de um jeito de somar as horas.
O método da agenda em primeiro lugar, em quatro etapas
1. Planeje o trabalho como eventos
Coloque o trabalho dos clientes na agenda antes de fazê-lo: ligações, workshops, mas também os blocos de concentração em que você escreve, cria ou programa para um cliente. Um evento com início, fim e um título claro já é um registro de tempo.
2. Corrija o evento quando ele terminar
Reuniões passam do horário e blocos acabam antes. Arraste o fim do evento até o horário real de término enquanto ainda se lembra, ou no fim de cada dia. Esse único hábito substitui o cronômetro: a agenda passa a mostrar o que aconteceu, não só o que foi planejado.
3. Marque cada evento com o cliente
Escolha uma convenção e mantenha-a:
| Marcação | Funciona bem quando | Limite |
|---|---|---|
| Uma cor de evento por cliente | Você tem poucos clientes e planeja visualmente. | O Google oferece 11 cores de evento. |
| Uma agenda por cliente | Você tem muitos clientes ou compartilha uma agenda com um deles. | Mais agendas para manter visíveis. |
| Uma palavra no título, como "Acme: revisão" | Você adiciona eventos pelo celular. | Um erro de digitação significa um evento perdido. |
| O domínio do e-mail do convidado | As reuniões com clientes vêm com convite. | Trabalho feito sozinho não tem convidados. |
O guia Contar horas no Google Agenda por cliente, cor ou semana compara as quatro com mais detalhes.
4. Conte as horas no fim do mês
Você pode contar à mão, com uma fórmula no Planilhas Google ou automaticamente. O guia Como transformar o Google Agenda em planilha de horas mostra as duas primeiras formas passo a passo. Seja qual for o método, conte a partir da agenda uma vez, num momento fixo, para que o total não mude depois que você faturou.
Cinco erros que deixam errados os totais da agenda
- Convites recusados e cancelados. Eles podem continuar visíveis na sua agenda. Deixe-os fora da contagem.
- Eventos de dia inteiro. Um feriado ou um prazo marcado como dia inteiro não são 24 horas faturáveis.
- A mesma reunião em duas agendas. Uma reunião na sua agenda de trabalho e numa agenda compartilhada do cliente deve contar uma vez.
- Eventos que atravessam a meia-noite ou o fim do mês. Só a parte dentro do mês entra na fatura desse mês.
- Alterar eventos passados depois de faturar. Feche cada mês uma vez, guarde essa versão e registre as correções posteriores como acréscimos.
App com cronômetro ou agenda: qual escolher?
| App com cronômetro | Agenda em primeiro lugar | |
|---|---|---|
| Esforço diário | Iniciar e parar para cada tarefa | Ajustar o fim dos eventos |
| Registros esquecidos | Comuns: o cronômetro não foi iniciado | Raros: o trabalho foi planejado |
| Tarefas curtas e interrupções | Precisão de minuto | Normalmente arredondadas em blocos |
| Onde ficam os dados | No serviço do cronômetro | Na sua agenda e na sua própria planilha |
Se você alterna entre muitas tarefas pequenas a cada hora, um cronômetro é mais preciso. Se o seu trabalho faturável é sobretudo reuniões e blocos planejados, a agenda já guarda dados melhores do que os que você digitaria num cronômetro.
Perguntas
Isso funciona com uma conta gratuita do Gmail?
Sim. Eventos, cores, agendas e convidados funcionam do mesmo jeito numa Conta do Google pessoal e no Google Workspace. Só as Estatísticas de uso do tempo são limitadas a algumas edições do Workspace.
Quão precisos os eventos devem ser?
Tão precisos quanto o seu faturamento. Se você arredonda cada reunião para cima em frações de 15 minutos, basta corrigir o horário de término para os 5 minutos mais próximos. O guia Cobrar por hora pelo Google Agenda: arredondamento e mínimos trata do arredondamento e dos mínimos.
Posso levar as horas para uma planilha automaticamente?
Sim. O guia Exportar o Google Agenda para o Planilhas Google compara a exportação integrada, um pequeno script e um complemento que atualiza a planilha a cada hora.
Conte cada hora a partir da sua agenda, automaticamente
O Calendar Timesheet aplica o método acima por você: ele lê as suas agendas a cada hora, reconhece os clientes pela cor, pela agenda, por uma palavra ou pelo domínio do convidado, ignora eventos recusados e de dia inteiro e fecha cada mês em um demonstrativo por cliente.