Faturar clientes a partir do Google Agenda: valores por hora, arredondamento e mínimos
Quando a sua agenda já guarda o trabalho dos seus clientes, faturar é uma questão de regras: quais reuniões contam, a que valor por hora, arredondadas como e quando um mês está fechado. Escrever essas regras uma vez, e aplicá-las do mesmo jeito todo mês, é o que torna uma fatura fácil de defender.
Valores por hora: por cliente, às vezes por projeto
A maioria dos freelancers tem um valor por hora por cliente e, às vezes, um diferente para um projeto específico (um workshop cobrado mais caro que as ligações, por exemplo). Guarde o valor ao lado do cliente, não na cabeça, e na moeda do cliente, se você fatura alguns clientes em dólares e outros em euros. Quando o valor mudar, anote a partir de qual mês: as faturas já enviadas não devem mudar.
Arredondamento: escolha uma regra e diga qual é
O arredondamento transforma minutos reais em tempo faturável. Regras comuns:
| Regra | Quem usa | Uma ligação de 37 minutos vira |
|---|---|---|
| Tempo exato | Quem fatura por minuto | 37 minutos |
| Para cima em frações de 6 minutos (um décimo de hora) | Advogados, muitos consultores | 42 minutos (0,7 h) |
| Para cima em frações de 15 minutos | Coaches, instrutores, agências | 45 minutos |
| Para cima em frações de 30 minutos | Trabalho presencial, intervenções curtas | 60 minutos |
Arredonde cada reunião, não o total do mês, e escreva a regra no seu orçamento ou contrato, para que o cliente a conheça antes da primeira fatura. Cobrar em décimos de hora tem um guia próprio, Como cobrar em intervalos de 6 minutos a partir do Google Agenda, com um exemplo completo.
Mínimo por reunião
Uma ligação de cinco minutos ainda interrompe o seu dia. Um mínimo, como 15 ou 30 minutos por reunião, cobre isso. Aplique-o depois do arredondamento: uma ligação de 5 minutos, com arredondamento de 15 minutos e mínimo de 30 minutos, é faturada como 30 minutos.
Um exemplo completo: as horas faturáveis de um mês
Cliente Acme, R$ 80 por hora, cada reunião arredondada para cima em frações de 15 minutos, com mínimo de 30 minutos por reunião. Quatro reuniões em outubro:
| Reunião | Tempo real | Arredondado para cima em frações de 15 min | Faturado, depois do mínimo |
|---|---|---|---|
| Ligação de abertura | 0:37 | 0:45 | 0:45 |
| Alinhamento rápido | 0:05 | 0:15 | 0:30 |
| Workshop | 2:10 | 2:15 | 2:15 |
| Revisão | 1:00 | 1:00 | 1:00 |
| Total | 3:52 | 4:30 |
4,5 horas a R$ 80 dão R$ 360. Arredondar o total do mês em vez disso (3:52 para cima, até 4:00) daria R$ 320: a regra muda a fatura, e é por isso que ela deve estar no orçamento. Numa planilha, o tempo faturado de uma reunião é =MÁXIMO(TETO(ARRED(D2*60);15)/60;0,5), com as horas reais como número decimal na coluna D (ARRED primeiro as converte em minutos inteiros, para que uma reunião de exatamente 15 minutos nunca seja faturada como 30); o guia Modelo de planilha de horas no Planilhas Google traz o conjunto completo de fórmulas. Para testar uma regra nas suas próprias horas, cole-as na calculadora de horas faturáveis, grátis.
Pacotes de horas e horas pré-pagas
Alguns clientes compram um bloco de horas: 20 horas por mês, ou 40 horas para usar ao longo de um trimestre. Acompanhe as horas usadas em relação ao bloco e avise o cliente antes que ele acabe. Um alerta em 80% dá tempo para recarregar; um em 100% evita trabalho não pago.
O que não conta
Decida uma vez: convites recusados, administração interna, deslocamentos (faturados ou não), eventos de dia inteiro. Marque o tempo não faturável com uma cor ou uma agenda própria, para que ele nunca escape para o total de um cliente.
Feche o mês e depois fature
As agendas mudam o tempo todo: reuniões são movidas depois do fato, canceladas, renomeadas. Depois de faturar um mês, congele os números dele. Edições feitas mais tarde na agenda não devem mudar uma fatura já enviada; se algo estava realmente errado, recalcule de propósito e emita uma correção.
Um demonstrativo por cliente e por mês deve mostrar, para cada reunião: data, início e fim, título ou descrição, duração real, duração faturada e valor. Os clientes confiam mais numa lista detalhada do que num número só.
Acompanhe os pagamentos
Anote quando cada demonstrativo foi faturado e quando foi pago. Tudo o que estiver sem pagamento depois de 30 dias merece um lembrete; uma lista dos demonstrativos em atraso uma vez por mês basta para manter isso sob controle.
As mesmas regras, aplicadas automaticamente
O Calendar Timesheet aplica essas regras na sua própria planilha do Google: um valor por hora e uma moeda por cliente e por projeto, arredondamento para cima em frações de 5, 6, 10, 15, 30 ou 60 minutos, um mínimo opcional por reunião, horas pré-pagas com alertas em 80% e em 100%, eventos recusados e de dia inteiro deixados de fora e meses congelados no fechamento. No dia 1º, você recebe um demonstrativo por cliente e um e-mail com os totais e tudo o que estiver sem pagamento depois de 30 dias.
Ele não é uma ferramenta de faturamento: ele prepara os números e o detalhe; a sua fatura é feita no software ou no modelo que você já usa.
Teste na sua própria agenda. O teste do Pro dura até o seu primeiro demonstrativo de fim de mês, no mínimo 14 dias. Não precisa de cartão.