Uren factureren vanuit Google Agenda: tarieven, afronding en minima
Als je klantwerk al in je agenda staat, draait factureren om regels: welke afspraken tellen, tegen welk tarief, hoe afgerond, en wanneer een maand definitief is. Die regels één keer opschrijven en ze elke maand op dezelfde manier toepassen, maakt een factuur makkelijk te verdedigen.
Tarieven: per klant, soms per project
De meeste freelancers hebben één uurtarief per klant, en soms een ander tarief voor een bepaald project (een workshop die hoger wordt gefactureerd dan gesprekken, bijvoorbeeld). Bewaar het tarief bij de klant, niet in je hoofd, en in de valuta van de klant als je sommige klanten in dollars en andere in euro's factureert. Verandert het tarief, noteer dan vanaf welke maand: facturen die al zijn verstuurd, mogen niet veranderen.
Afronding: kies één regel en zeg het
Afronding maakt van echte minuten declarabele tijd. Gangbare regels:
| Regel | Wie gebruikt hem | Een gesprek van 37 minuten wordt |
|---|---|---|
| Exacte tijd | Iedereen die per minuut factureert | 37 minuten |
| Omhoog op 6 minuten (een tiende uur) | Advocaten, veel consultants | 42 minuten (0,7 uur) |
| Omhoog op 15 minuten | Coaches, trainers, bureaus | 45 minuten |
| Omhoog op 30 minuten | Werk op locatie, korte interventies | 60 minuten |
Rond elke afspraak af, niet het maandtotaal, en zet de regel in je offerte of contract, zodat de klant hem kent voor de eerste factuur. Factureren in tienden van een uur heeft een eigen handleiding, Factureren in blokken van 6 minuten, met een uitgewerkt voorbeeld.
Minimum per afspraak
Een gesprek van vijf minuten onderbreekt je dag toch. Een minimum, zoals 15 of 30 minuten per afspraak, dekt dat. Pas het toe na de afronding: een gesprek van 5 minuten, met afronding op 15 minuten en een minimum van 30 minuten, wordt gefactureerd als 30 minuten.
Een uitgewerkt voorbeeld: declarabele uren voor één maand
Klant Acme, $ 80 per uur, elke afspraak omhoog afgerond op 15 minuten, met een minimum van 30 minuten per afspraak. Vier afspraken in oktober:
| Afspraak | Echte tijd | Omhoog afgerond op 15 min | Gefactureerd, na het minimum |
|---|---|---|---|
| Kick-offgesprek | 0:37 | 0:45 | 0:45 |
| Korte check-in | 0:05 | 0:15 | 0:30 |
| Workshop | 2:10 | 2:15 | 2:15 |
| Evaluatie | 1:00 | 1:00 | 1:00 |
| Totaal | 3:52 | 4:30 |
4,5 uur tegen $ 80 is $ 360. Rond je in plaats daarvan het maandtotaal af (3:52 omhoog naar 4:00), dan kom je op $ 320: de regel verandert de factuur, en daarom hoort hij in de offerte. In een spreadsheet is de gefactureerde tijd van een afspraak =MAX(AFRONDEN.BOVEN(AFRONDEN(D2*60); 15)/60; 0,5), met de echte uren als decimaal getal in kolom D (AFRONDEN zet ze eerst om in hele minuten, zodat een afspraak van precies 15 minuten nooit als 30 wordt gefactureerd); de handleiding Urenregistratie-template in Google Spreadsheets voor zzp'ers bevat alle formules. Wil je een regel uitproberen op je eigen uren, plak ze dan in de gratis calculator voor declarabele uren.
Urenbundels en vooruitbetaalde uren
Sommige klanten kopen een blok uren: 20 uur per maand, of 40 uur om binnen een kwartaal te gebruiken. Houd de gebruikte uren bij tegenover het blok, en waarschuw de klant voordat het op is. Een waarschuwing bij 80% geeft tijd om bij te kopen; een tweede bij 100% voorkomt onbetaald werk.
Wat niet meetelt
Beslis het één keer: geweigerde uitnodigingen, interne administratie, reistijd (gefactureerd of niet), afspraken van een hele dag. Geef niet-declarabele tijd een eigen kleur of agenda, zodat die nooit in een klanttotaal terechtkomt.
Sluit de maand af, en factureer dan
Agenda's blijven veranderen: afspraken worden achteraf verplaatst, geannuleerd of hernoemd. Zet de cijfers van een maand vast zodra je die factureert. Wijzigingen die je later in de agenda aanbrengt, mogen een al verstuurde factuur niet veranderen; was er echt iets fout, herbereken dan bewust en stuur een correctie.
Een maandoverzicht per klant hoort voor elke afspraak te tonen: datum, begin en einde, titel of omschrijving, echte duur, gefactureerde duur en bedrag. Klanten vertrouwen een gedetailleerde lijst meer dan één getal.
Volg betalingen
Noteer wanneer elk maandoverzicht is gefactureerd en wanneer het is betaald. Alles wat na 30 dagen nog niet is betaald, verdient een herinnering; één keer per maand een lijst met achterstallige maandoverzichten is genoeg om het bij te houden.
Dezelfde regels, automatisch toegepast
Calendar Timesheet past deze regels toe in je eigen Google-spreadsheet: een tarief en valuta per klant en per project, omhoog afronden op 5, 6, 10, 15, 30 of 60 minuten, een optioneel minimum per afspraak, vooruitbetaalde uren met waarschuwingen bij 80% en 100%, geweigerde afspraken en afspraken van een hele dag weggelaten, en maanden die bij het afsluiten worden vastgezet. Op de 1e krijg je één maandoverzicht per klant en een e-mail met de totalen en alles wat na 30 dagen nog niet is betaald.
Het is geen factureringsprogramma: het maakt de cijfers en de details klaar; je factuur maak je in je gebruikelijke software of sjabloon.
Probeer het op je eigen agenda. De proefperiode van Pro duurt tot je eerste maandafsluiting, minstens 14 dagen. Geen betaalkaart nodig.