Google Agenda exporteren naar Excel of CSV, met de duur
Google Agenda heeft geen knop die je afspraken opslaat als Excel- of CSV-bestand. De eigen export maakt .ics-bestanden, het formaat waarmee agenda-apps afspraken uitwisselen, en Excel kan die niet als lijst lezen. De snelste weg is de gratis Google Agenda naar Excel-converter: zet de export van Google erin en download een .xlsx- of .csv-bestand met één regel per afspraak en een duur die je kunt optellen, zonder iets te uploaden. Werk je liever in je Google-account, ga dan via Google Spreadsheets: zet de afspraken in een spreadsheet, voeg een kolom met de duur toe en download de spreadsheet als .xlsx of .csv.
Wat de eigen export van Google Agenda je geeft
Op een computer download je via Instellingen, dan Importeren en exporteren en dan Exporteren een .zip-bestand met één .ics-bestand per agenda; één agenda kun je exporteren vanaf de eigen pagina Instellingen en delen van die agenda. De Help-pagina van Google noemt twee beperkingen: je kunt niet exporteren vanuit de Google Agenda-app op een telefoon, en je hebt voor een agenda het recht "Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren" nodig om die te exporteren.
Het bestand is gemaakt voor een andere agenda-app, niet om te tellen: een wekelijkse vergadering staat er één keer in, met de herhaalregel, in plaats van één keer per week. De handleiding Google Agenda automatisch exporteren naar Spreadsheets vergelijkt deze export met de andere opties.
Heb je alleen het totaal aantal uren nodig, sla de spreadsheet dan over: de gratis urencalculator voor Google Agenda leest diezelfde export in je browser en telt hem op per agenda, trefwoord en week.
Stap 1: zet de afspraken in Google Spreadsheets
Twee gratis manieren, allebei binnen je eigen Google-account:
- Een kort script. De handleiding Zo maak je van Google Agenda een urenstaat bevat een Apps Script van tien regels dat voor de maand die je kiest één regel per afspraak van je primaire agenda schrijft: datum, begin, einde, uren, titel en kleur. Elke herhaling van een terugkerende afspraak krijgt een eigen regel.
- De gratis export van Calendar Timesheet. Kies een periode tot een jaar en de agenda's die gelezen moeten worden. Hij schrijft één regel per afspraak (datum, begin, einde, duur, titel, agenda, kleur) naar een blad Export, met totalen per kleur en per agenda.
Stap 2: zorg dat de duur optelt
Met de begintijd in kolom B en de eindtijd in kolom C:
| Je wilt | Formule | Notatie van de kolom |
|---|---|---|
| Uren als decimaal getal (1,5 voor 1 uur en 30 minuten) | =(C2-B2)*24 | Getal |
| Uren als tijd (1:30) | =C2-B2 | Aangepaste getalnotatie [h]:mm |
Decimale uren zijn de veiligste keuze voor een bestand dat je doorgeeft: ze blijven gewone getallen in Excel en in CSV, en vermenigvuldigen met een uurtarief gaat rechtstreeks. Houd je tijden, dan zorgen de vierkante haken in [h]:mm ervoor dat een totaal van 26 uur niet als 2:00 wordt getoond. De handleiding Kan Google Agenda gewerkte uren berekenen? geeft de formules voor afspraken die na middernacht eindigen en voor naar boven afronden.
Stap 3: downloaden als Excel of CSV
Open in Google Spreadsheets Bestand en dan Downloaden:
- Als Excel-bestand (.xlsx) sla je de hele spreadsheet op, met elk blad, de formules en de getalnotaties.
- Als CSV-bestand (.csv) sla je alleen het blad op waarop je staat, als platte tekst: alleen waarden, geen formules, geen opmaak. Open het blad dat je wilt voordat je downloadt.
| .xlsx | .csv | |
|---|---|---|
| Meerdere bladen in één bestand | Ja | Nee, één blad per bestand |
| Formules en totalen | Blijven behouden | Alleen waarden |
| Het meest geschikt voor | Een bestand dat iemand gaat openen | Importeren in een ander programma |
Drie dingen om te controleren voordat je het bestand verstuurt
- Datums in een CSV. Een CSV slaat datums op als tekst, geschreven zoals de spreadsheet ze toont, en Excel leest die tekst met de landinstellingen van de computer: 05/10/2026 kan 5 oktober of 10 mei worden. Geef de datumkolom de notatie
2026-10-05(Notatie, Getal, Aangepaste datum en tijd) voordat je downloadt, en elke computer leest dezelfde dag. - Tijdzone. Tijden worden getoond in de tijdzone van de spreadsheet (Bestand, Instellingen), en die is niet altijd die van je agenda. Zet de spreadsheet op de tijdzone waarin je factureert voordat je exporteert.
- Afspraken die niet mogen meetellen. Afspraken van een hele dag, geweigerde uitnodigingen en een afspraak die in twee agenda's is gekopieerd, blazen allemaal een totaal op. De valkuilen die totalen uit een agenda onjuist maken, staan met hun oplossingen in Zo maak je van Google Agenda een urenstaat.
Sla het kopiëren over. De gratis export van Calendar Timesheet zet elke periode van je agenda's in een blad, met de duur en totalen per kleur en per agenda, klaar om te downloaden als Excel of CSV.