Google Agenda automatisch exporteren naar Google Spreadsheets
Google Agenda heeft geen knop "exporteren naar Spreadsheets". Wat het wel biedt, is een export van je agenda's als .ics-bestanden, het standaardformaat voor agenda's, bedoeld om afspraken naar een andere agenda-app over te zetten. Om afspraken in een spreadsheet te krijgen, en ze daar actueel te houden, heb je een van de manieren hieronder nodig. Heb je alleen een totaal aantal uren nodig, dan leest de gratis urencalculator voor Google Agenda de export van Google rechtstreeks, helemaal zonder spreadsheet.
Optie 1: de eigen export van Google Agenda
Open in Google Agenda Instellingen, dan Importeren en exporteren en dan Exporteren. Je downloadt een zip-bestand met één .ics-bestand per agenda (de Help-pagina van Google beschrijft het).
- Goed: volledig, officieel, werkt voor elk account.
- Minder goed: Google Spreadsheets kan geen
.ics-bestanden openen, dus je hebt een converter nodig. Veel converters schrijven één regel per reeks, met de herhaalregel in plaats van de echte datums; de gratis Google Agenda naar Excel-converter op deze site schrijft één regel per herhaling, en het.xlsx-bestand kun je importeren in Google Spreadsheets (Bestand, Importeren). Het blijft een momentopname: volgende week doe je het opnieuw.
Moet het bestand in Excel of als CSV terechtkomen, lees dan Google Agenda exporteren naar Excel of CSV, met de duur.
Optie 2: een script met een timer
Apps Script, ingebouwd in Google Spreadsheets, kan je agenda lezen en rijen schrijven, en een tijdgestuurde trigger kan het script elk uur uitvoeren. Begin met het korte script uit Zo maak je van Google Agenda een urenstaat. Open daarna in de Apps Script-editor het overzicht van de triggers, voeg een trigger toe en kies je functie, een tijdgestuurde trigger en een timer die elk uur afgaat.
- Goed: gratis, precies wat je wilt, blijft in je account.
- Minder goed: je onderhoudt het zelf. Opnieuw uitvoeren herschrijft het blad, dus notities die je naast de rijen zet, raken verschoven. Meerdere agenda's lezen, geweigerde uitnodigingen overslaan, afspraken over middernacht splitsen en dubbele regels voorkomen: dat moet je allemaal zelf schrijven.
Optie 3: een IFTTT-applet
IFTTT koppelt twee diensten zonder code. De applet "Add new Google Calendar events to Google Sheets" start elke keer dat er een nieuwe afspraak aan je agenda wordt toegevoegd, en zet dan één rij onderaan het eerste blad van een spreadsheet die je kiest. De pagina van de applet noemt twee grenzen: met het gratis abonnement van IFTTT wordt de agenda elk uur gecontroleerd (elke 5 minuten met een betaald abonnement), en na 2.000 rijen wordt een nieuwe spreadsheet gemaakt.
- Goed: gratis, zonder code, werkt vanzelf zodra het is gekoppeld.
- Minder goed: het reageert alleen op nieuwe afspraken. Bestaande afspraken worden niet gekopieerd, en de actie voegt alleen rijen toe, dus een afspraak die je later verplaatst of annuleert, houdt de regel die bij het aanmaken is geschreven. Duur en totalen per klant moet je zelf met formules toevoegen. Koppelingen zoals Zapier of Make werken op dezelfde manier; kijk wat hun gratis abonnementen bevatten.
Optie 4: een add-on voor Google Spreadsheets
Add-ons installeer je in twee klikken in Google Spreadsheets, en ze doen het leeswerk voor je. Er zijn twee soorten:
- Ruwe exporters kopiëren afspraken naar een spreadsheet, vaak volgens een schema. Ze passen bij wie de gegevens wil hebben en zelf rapporten bouwt.
- Add-ons voor urenstaten gaan verder: ze zetten afspraken om in uren per klant of project, met totalen. Calendar Timesheet is er een van, en het is van ons.
Kijk voordat je een add-on installeert wat Google je vraagt toe te staan. Een tool die alleen leest, hoort te vragen om je agenda's te bekijken, niet om ze te bewerken, en alleen om toegang tot de spreadsheet waarin je hem gebruikt.
Naast elkaar
| .ics-export | Script met timer | Calendar Timesheet | |
|---|---|---|---|
| Opent in Spreadsheets | Nee, converter nodig | Ja | Ja |
| Blijft actueel | Nee | Ja, elk uur | Ja, elk uur |
| Meerdere agenda's | Eén bestand per agenda | Als je het programmeert | Ja |
| Echte herhalingen van terugkerende afspraken | Nee, regels van de reeks | Ja | Ja |
| Houdt je notities naast de rijen | Nee | Niet standaard | Ja |
| Totalen per klant, bedragen | Nee | Als je het programmeert | Ja (Pro) |
| Kosten | Gratis | Gratis, plus je eigen tijd | Export gratis; Pro vanaf $ 49 per jaar |
De gratis export in Calendar Timesheet
De export van Calendar Timesheet is gratis, zonder tijdslimiet: kies een periode tot een jaar en de agenda's die gelezen moeten worden, en hij schrijft één regel per afspraak (datum, begin, einde, duur, titel, agenda, kleur) naar een blad Export, met totalen per kleur en per agenda. Hij wijzigt je agenda nooit en stuurt niets buiten je Google-account.