Exportar Google Calendar a Hojas de cálculo de Google automáticamente
Google Calendar no tiene un botón para "exportar a Hojas de cálculo". Lo que ofrece es exportar tus calendarios como archivos .ics, el formato estándar de calendario, pensado para pasar eventos a otra aplicación de calendario. Para llevar los eventos a una hoja de cálculo, y mantenerlos ahí al día, hace falta uno de los métodos siguientes. Si solo necesitas un total de horas, la calculadora de horas de Google Calendar, gratuita, lee directamente la exportación de Google, sin ninguna hoja de cálculo.
Opción 1: la exportación de Google Calendar
En Google Calendar, abre Configuración, luego Importar y exportar y después Exportar. Descargas un zip con un archivo .ics por calendario (la página de ayuda de Google lo describe).
- Ventajas: es completa, oficial y funciona con cualquier cuenta.
- Inconvenientes: Hojas de cálculo de Google no puede abrir archivos
.ics, así que necesitas un conversor. Muchos escriben una fila por serie de eventos, con la regla de repetición en lugar de las fechas reales; el conversor de Google Calendar a Excel gratuito de este sitio escribe una fila por repetición, y su archivo.xlsxse importa en Hojas de cálculo de Google (Archivo, Importar). Sigue siendo una foto fija: la semana que viene, vuelves a hacerlo.
Si el archivo tiene que acabar en Excel o en CSV, consulta Exportar Google Calendar a Excel o CSV, con duraciones.
Opción 2: un script con temporizador
Apps Script, integrado en Hojas de cálculo de Google, puede leer tu calendario y escribir filas, y un activador basado en el tiempo puede ejecutarlo cada hora. Parte del script corto de la guía Cómo convertir Google Calendar en un registro de horas y, en el editor de Apps Script, abre Activadores, haz clic en Agregar activador y elige tu función, un activador basado en el tiempo y una frecuencia de cada hora.
- Ventajas: es gratis, hace exactamente lo que quieres y se queda en tu cuenta.
- Inconvenientes: el mantenimiento es cosa tuya. Al volver a ejecutarlo, reescribe la hoja, así que las notas que añades junto a las filas se desalinean. Leer varios calendarios, omitir las invitaciones rechazadas, dividir las reuniones que cruzan la medianoche y evitar los duplicados: todo eso tienes que programarlo tú.
Opción 3: un applet de IFTTT
IFTTT conecta dos servicios sin código. Su applet "Add new Google Calendar events to Google Sheets" se activa cada vez que se añade un evento nuevo a tu calendario y añade una fila al final de la primera hoja de la hoja de cálculo que elijas. La página del applet indica dos límites: con el plan gratuito de IFTTT, el calendario se comprueba cada hora (cada 5 minutos en los planes de pago), y al llegar a 2000 filas se crea una hoja de cálculo nueva.
- Ventajas: es gratis, no requiere código y funciona solo una vez conectado.
- Inconvenientes: solo reacciona a los eventos nuevos. Los eventos que ya existen no se copian, y la acción solo añade filas, así que una reunión que mueves o cancelas después conserva la fila que se escribió al crearla. Las duraciones y los totales por cliente tienes que añadirlos tú con fórmulas. Conectores como Zapier o Make funcionan igual; comprueba qué incluyen sus planes gratuitos.
Opción 4: un complemento para Hojas de cálculo de Google
Los complementos se instalan en Hojas de cálculo de Google en dos clics y hacen la lectura por ti. Hay dos familias:
- Los exportadores en bruto copian los eventos en una hoja, a menudo de forma programada. Son para quien quiere los datos y va a crear sus propios informes.
- Los complementos de registro de horas van más allá: convierten los eventos en horas por cliente o por proyecto, con totales. Calendar Timesheet es uno de ellos, y es nuestro.
Antes de instalar cualquier complemento, mira qué te pide Google que permitas. Una herramienta que solo lee debería pedir ver tus calendarios, no modificarlos, y acceder solo a la hoja de cálculo en la que la usas.
Comparación
| Exportación .ics | Script con temporizador | Calendar Timesheet | |
|---|---|---|---|
| Se abre en Hojas de cálculo | No, necesita un conversor | Sí | Sí |
| Se mantiene al día | No | Sí, cada hora | Sí, cada hora |
| Varios calendarios | Un archivo por calendario | Si lo programas | Sí |
| Repeticiones reales de los eventos periódicos | No, reglas de la serie | Sí | Sí |
| Conserva tus notas junto a las filas | No | No por defecto | Sí |
| Totales por cliente, importes | No | Si lo programas | Sí (Pro) |
| Coste | Gratis | Gratis, más tu tiempo | Exportación gratis; Pro desde 49 US$ al año |
La exportación gratuita de Calendar Timesheet
La exportación de Calendar Timesheet es gratis y sin límite de tiempo: elige cualquier periodo de hasta un año y los calendarios que quieres leer, y escribe una fila por evento (fecha, inicio, fin, duración, título, calendario, color) en una pestaña Exportación, con totales por color y por calendario. Nunca modifica tu calendario y no envía nada fuera de tu cuenta de Google.