Google Kalender automatisch in Google Tabellen exportieren
Google Kalender hat keine Schaltfläche, die nach Google Tabellen (Google Sheets) exportiert. Angeboten wird ein Export Ihrer Kalender im Standardformat für Kalender, als .ics-Dateien, gedacht, um Termine in eine andere Kalender-App zu übertragen. Um Termine in eine Tabelle zu bringen und dort aktuell zu halten, brauchen Sie eine der folgenden Methoden. Wenn Sie nur eine Stundensumme brauchen, liest der kostenlose Stundenrechner für Google Kalender den Export von Google direkt, ganz ohne Tabelle.
Option 1: der eigene Export von Google Kalender
Öffnen Sie in Google Kalender Einstellungen, dann Importieren & Exportieren und dann Exportieren. Sie laden eine ZIP-Datei mit einer .ics-Datei pro Kalender herunter (die Hilfeseite von Google beschreibt den Ablauf).
- Vorteile: vollständig, offiziell, funktioniert mit jedem Konto.
- Nachteile: Google Tabellen kann
.ics-Dateien nicht öffnen, Sie brauchen also einen Konverter. Viele Konverter schreiben eine Zeile pro Terminserie, mit der Wiederholungsregel statt der tatsächlichen Daten; der kostenlose Excel- und CSV-Konverter für Google Kalender auf dieser Website schreibt eine Zeile pro Vorkommen, und seine.xlsx-Datei lässt sich in Google Tabellen importieren (Datei, Importieren). Es bleibt eine Momentaufnahme: Nächste Woche machen Sie es noch einmal.
Wenn die Datei in Excel oder als CSV landen soll, lesen Sie den Ratgeber Google Kalender exportieren: Excel oder CSV mit Dauern.
Option 2: ein Skript mit Timer
Apps Script, in Google Tabellen integriert, kann Ihren Kalender lesen und Zeilen schreiben, und ein zeitgesteuerter Trigger kann es jede Stunde ausführen. Beginnen Sie mit dem kurzen Skript aus dem Ratgeber Stundenzettel aus Google Kalender erstellen; öffnen Sie dann im Apps Script-Editor Trigger, klicken Sie auf Trigger hinzufügen und wählen Sie Ihre Funktion, eine zeitgesteuerte Auslösung und einen stündlichen Timer.
- Vorteile: kostenlos, genau das, was Sie wollen, bleibt in Ihrem Konto.
- Nachteile: Sie müssen es pflegen. Bei jedem neuen Durchlauf wird das Tabellenblatt neu geschrieben, sodass Notizen, die Sie neben die Zeilen schreiben, verrutschen. Mehrere Kalender lesen, abgelehnte Einladungen überspringen, Termine über Mitternacht aufteilen und Duplikate vermeiden: All das müssen Sie selbst programmieren.
Option 3: ein IFTTT-Applet
IFTTT verbindet zwei Dienste ohne Code. Sein Applet „Add new Google Calendar events to Google Sheets“ wird jedes Mal ausgelöst, wenn ein neuer Termin in Ihren Kalender eingetragen wird, und fügt eine Zeile am Ende des ersten Tabellenblatts einer Tabelle Ihrer Wahl hinzu. Die Seite des Applets nennt zwei Grenzen: Im kostenlosen Tarif von IFTTT wird der Kalender jede Stunde geprüft (in den kostenpflichtigen Tarifen alle 5 Minuten), und nach 2.000 Zeilen wird eine neue Tabelle angelegt.
- Vorteile: kostenlos, ohne Code, läuft nach dem Verbinden von selbst.
- Nachteile: Es reagiert nur auf neue Termine. Bestehende Termine werden nicht kopiert, und die Aktion fügt nur Zeilen hinzu: Ein Termin, den Sie später verschieben oder absagen, behält die Zeile, die beim Anlegen geschrieben wurde. Dauern und Summen pro Kunde müssen Sie selbst mit Formeln ergänzen. Automatisierungsdienste wie Zapier oder Make funktionieren genauso; prüfen Sie, was ihre kostenlosen Tarife enthalten.
Option 4: ein Add-on für Google Tabellen
Add-ons lassen sich mit zwei Klicks in Google Tabellen installieren und übernehmen das Lesen für Sie. Es gibt zwei Familien:
- Rohdaten-Exporter kopieren Termine in eine Tabelle, oft nach Zeitplan. Sie passen zu allen, die die Daten wollen und ihre Berichte selbst bauen.
- Stundenzettel-Add-ons gehen weiter: Sie machen aus Terminen Stunden pro Kunde oder Projekt, mit Summen. Calendar Timesheet ist eines davon, und es ist unseres.
Bevor Sie ein Add-on installieren, prüfen Sie, wozu Google Ihre Zustimmung verlangt. Ein Tool, das nur liest, sollte darum bitten, Ihre Kalender anzusehen, nicht sie zu bearbeiten, und nur auf die Tabelle zuzugreifen, in der Sie es verwenden.
Im Vergleich
| .ics-Export | Skript mit Timer | Calendar Timesheet | |
|---|---|---|---|
| Öffnet sich in Google Tabellen | Nein, braucht einen Konverter | Ja | Ja |
| Bleibt aktuell | Nein | Ja, stündlich | Ja, stündlich |
| Mehrere Kalender | Eine Datei pro Kalender | Wenn Sie es programmieren | Ja |
| Echte Vorkommen wiederkehrender Termine | Nein, Serienregeln | Ja | Ja |
| Behält Ihre Notizen neben den Zeilen | Nein | Nicht standardmäßig | Ja |
| Summen pro Kunde, Beträge | Nein | Wenn Sie es programmieren | Ja (Pro) |
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos, plus Ihre Zeit | Export kostenlos; Pro ab 49 $ pro Jahr |
Der kostenlose Export in Calendar Timesheet
Der Export von Calendar Timesheet ist ohne zeitliche Begrenzung kostenlos: Wählen Sie einen beliebigen Zeitraum bis zu einem Jahr und die Kalender, die gelesen werden sollen, und er schreibt eine Zeile pro Termin (Datum, Beginn, Ende, Dauer, Titel, Kalender, Farbe) in ein Tabellenblatt Export, mit Summen nach Farbe und nach Kalender. Er ändert nie Ihren Kalender und sendet nichts aus Ihrem Google-Konto heraus.