Google カレンダーの予定を Google スプレッドシートに自動で書き出す
Google カレンダーには「スプレッドシートにエクスポート」のようなボタンはありません。用意されているのは、カレンダーを標準のカレンダー形式である .ics ファイルとして書き出す機能で、予定を別のカレンダー アプリに移すためのものです。予定をスプレッドシートに入れ、最新の状態に保つには、以下のいずれかの方法が必要です。時間の合計だけが必要なら、無料の Google カレンダー時間集計ツールが、スプレッドシートを使わずに Google のエクスポートを直接読み込みます。
選択肢 1：Google カレンダー自体のエクスポート
Google カレンダーで 設定、インポート / エクスポート、エクスポート の順に開きます。カレンダーごとに 1 つの .ics ファイルを含む zip がダウンロードされます（Google のヘルプページで説明されています）。
- 長所：完全で公式、どのアカウントでも使えます。
- 短所：Google スプレッドシートは
.icsファイルを開けないため、変換ツールが必要です。多くの変換ツールは、実際の日付ではなく繰り返しのルールを付けて、定期的な予定のシリーズごとに 1 行を書き出します。このサイトの無料の Google カレンダー Excel 変換ツールは各回を 1 行ずつ書き出し、その.xlsxファイルは Google スプレッドシートにインポートできます（[ファイル]、[インポート]）。それでも、ある時点のコピーにすぎません。翌週にはもう一度やり直すことになります。
ファイルを最終的に Excel や CSV にする必要がある場合は、Google カレンダーを Excel または CSV に書き出す（所要時間付き）をご覧ください。
選択肢 2：タイマー付きのスクリプト
Google スプレッドシートに組み込まれた Apps Script は、カレンダーを読み込んで行を書き込めます。時間主導型トリガーを使えば、1 時間ごとに実行できます。ガイド「Google カレンダーをタイムシートにする方法」の短いスクリプトから始め、Apps Script エディタで トリガー を開いて トリガーを追加 をクリックし、関数を選んでから、イベントのソースに「時間主導型」を選び、1 時間ごとに実行する設定にします。
- 長所：無料で、思いどおりのものが作れ、自分のアカウント内にとどまります。
- 短所：保守は自分で行います。再実行するとシートが書き直されるため、行の横に追加したメモがずれてしまいます。複数のカレンダーの読み込み、辞退した招待の除外、深夜 0 時をまたぐ会議の分割、重複の回避は、すべて自分で書く必要があります。
選択肢 3：IFTTT のアプレット
IFTTT は、コードなしで 2 つのサービスをつなぎます。アプレット 「Add new Google Calendar events to Google Sheets」は、カレンダーに新しい予定が追加されるたびに起動し、選んだスプレッドシートの最初のシートの末尾に 1 行を追加します。アプレットのページには 2 つの制限が記載されています。IFTTT の無料プランではカレンダーの確認は 1 時間ごと（有料プランでは 5 分ごと）で、2000 行を超えると新しいスプレッドシートが作成されます。
- 長所：無料で、コード不要、一度接続すれば自動で動きます。
- 短所：反応するのは新しい予定だけです。既存の予定はコピーされず、アクションは行を追加するだけなので、後で移動やキャンセルをした会議も、作成時に書き込まれた行のまま残ります。所要時間やクライアント別の合計は、数式で自分で追加する必要があります。Zapier や Make などの連携ツールも同じ仕組みです。無料プランに何が含まれるかを確認してください。
選択肢 4：Google スプレッドシートのアドオン
アドオンは 2 回のクリックで Google スプレッドシートにインストールでき、読み込みを代わりに行ってくれます。大きく 2 種類に分かれます。
- 単純なエクスポート ツールは、予定をシートにコピーします。多くは定期的な実行に対応しています。データを手に入れて、自分でレポートを作りたい人に向いています。
- タイムシート用のアドオンはさらに一歩進み、予定をクライアントやプロジェクトごとの時間に変え、合計を出します。Calendar Timesheet はその 1 つで、私たちが開発しています。
アドオンをインストールする前に、Google が何の許可を求めているかを確認してください。読み込むだけのツールなら、カレンダーの編集ではなく表示の許可を求め、アクセスするのは使用するスプレッドシートだけのはずです。
比較
| .ics エクスポート | タイマー付きスクリプト | Calendar Timesheet | |
|---|---|---|---|
| スプレッドシートで開ける | いいえ、変換ツールが必要 | はい | はい |
| 最新の状態を保つ | いいえ | はい、1 時間ごと | はい、1 時間ごと |
| 複数のカレンダー | カレンダーごとに 1 ファイル | コードを書けば可能 | はい |
| 定期的な予定の実際の各回 | いいえ、シリーズのルール | はい | はい |
| 行の横のメモを保持 | いいえ | 標準では不可 | はい |
| クライアント別の合計、金額 | いいえ | コードを書けば可能 | はい（Pro） |
| 費用 | 無料 | 無料（ただし手間がかかる） | エクスポートは無料、Pro は年額 $49 から |
Calendar Timesheet の無料エクスポート
Calendar Timesheet のエクスポートは、ずっと無料です。最長 1 年までの任意の期間と読み込むカレンダーを選ぶと、予定ごとに 1 行（日付、開始、終了、所要時間、タイトル、カレンダー、色）を エクスポート シートに書き出し、色別とカレンダー別の合計も表示します。カレンダーを編集することはなく、Google アカウントの外には何も送信しません。