Exporter Google Agenda vers Google Sheets automatiquement
Google Agenda n’a pas de bouton « exporter vers Sheets ». Il propose un export de vos agendas sous forme de fichiers .ics, le format standard des agendas, conçu pour transférer des événements vers une autre application d’agenda. Pour mettre les événements dans une feuille de calcul, et les y tenir à jour, il faut l’une des approches ci-dessous. Si vous n’avez besoin que d’un total d’heures, la calculatrice d’heures Google Agenda, gratuite, lit directement l’export de Google, sans aucune feuille de calcul.
Option 1 : l’export intégré de Google Agenda
Dans Google Agenda, ouvrez Paramètres, puis Importer et exporter, puis Exporter. Vous téléchargez un fichier zip contenant un fichier .ics par agenda (la page d’aide de Google le décrit).
- Points forts : complet, officiel, fonctionne avec tous les comptes.
- Points faibles : Google Sheets ne sait pas ouvrir les fichiers
.ics, il faut donc un convertisseur. Beaucoup écrivent une ligne par série d’événements, avec la règle de répétition au lieu des dates réelles ; le convertisseur Google Agenda vers Excel gratuit de ce site écrit une ligne par occurrence, en Excel ou en CSV, et son fichier.xlsxs’importe dans Google Sheets (Fichier, Importer). Cela reste un instantané : la semaine suivante, il faut recommencer.
Si le fichier doit finir dans Excel ou en CSV, consultez le guide Exporter Google Agenda en Excel ou CSV, avec les durées.
Option 2 : un script avec un déclencheur horaire
Apps Script, intégré à Google Sheets, peut lire votre agenda et écrire des lignes, et un déclencheur basé sur le temps peut le lancer toutes les heures. Partez du court script du guide Transformer Google Agenda en feuille de temps, puis, dans l’éditeur Apps Script, ouvrez Déclencheurs, cliquez sur Ajouter un déclencheur, choisissez votre fonction, une source d’événement basée sur le temps et un intervalle d’une heure.
- Points forts : gratuit, exactement ce que vous voulez, reste dans votre compte.
- Points faibles : c’est à vous de l’entretenir. Le relancer réécrit la feuille, si bien que les notes ajoutées à côté des lignes se retrouvent décalées. Lire plusieurs agendas, ignorer les invitations refusées, couper les rendez-vous qui passent minuit et éviter les doublons : tout cela reste à écrire vous-même.
Option 3 : une applet IFTTT
IFTTT relie deux services sans code. Son applet « Add new Google Calendar events to Google Sheets » se déclenche chaque fois qu’un nouvel événement est ajouté à votre agenda et ajoute une ligne en bas de la première feuille d’une feuille de calcul de votre choix. La page de l’applet indique deux limites : avec l’offre gratuite d’IFTTT, l’agenda est vérifié toutes les heures (toutes les 5 minutes avec les offres payantes), et une nouvelle feuille de calcul est créée au-delà de 2 000 lignes.
- Points forts : gratuit, sans code, fonctionne seul une fois connecté.
- Points faibles : l’applet ne réagit qu’aux nouveaux événements. Les événements qui existent déjà ne sont pas copiés, et l’action ne fait qu’ajouter des lignes : un rendez-vous que vous déplacez ou annulez plus tard garde la ligne écrite à sa création. Les durées et les totaux par client sont à ajouter vous-même avec des formules. Les connecteurs comme Zapier ou Make fonctionnent de la même façon ; vérifiez ce que comprennent leurs offres gratuites.
Option 4 : un module complémentaire pour Google Sheets
Les modules complémentaires s’installent dans Google Sheets en deux clics et font la lecture pour vous. Ils se répartissent en deux familles :
- Les exportateurs bruts copient les événements dans une feuille, souvent à intervalles réguliers. Ils conviennent à ceux qui veulent les données et construiront leurs propres rapports.
- Les modules de feuille de temps vont plus loin : ils transforment les événements en heures par client ou par projet, avec des totaux. Calendar Timesheet en fait partie, et c’est le nôtre.
Avant d’installer un module complémentaire, regardez ce que Google vous demande d’autoriser. Un outil qui ne fait que lire doit demander à consulter vos agendas, pas à les modifier, et à n’accéder qu’à la feuille de calcul dans laquelle vous l’utilisez.
Côte à côte
| Export .ics | Script avec déclencheur | Calendar Timesheet | |
|---|---|---|---|
| S’ouvre dans Sheets | Non, il faut un convertisseur | Oui | Oui |
| Reste à jour | Non | Oui, toutes les heures | Oui, toutes les heures |
| Plusieurs agendas | Un fichier par agenda | Si vous le codez | Oui |
| Occurrences réelles des événements périodiques | Non, règles de la série | Oui | Oui |
| Garde vos notes à côté des lignes | Non | Pas par défaut | Oui |
| Totaux par client, montants | Non | Si vous le codez | Oui (Pro) |
| Coût | Gratuit | Gratuit, plus votre temps | Export gratuit ; Pro à partir de 49 $ par an |
L’export gratuit de Calendar Timesheet
L’export de Calendar Timesheet est gratuit, sans limite de durée : choisissez n’importe quelle période jusqu’à un an et les agendas à lire, et il écrit une ligne par événement (date, début, fin, durée, titre, agenda, couleur) dans une feuille Export, avec les totaux par couleur et par agenda. Il ne modifie jamais votre agenda et n’envoie rien hors de votre compte Google.