Exportar o Google Agenda para o Planilhas Google automaticamente
O Google Agenda não tem um botão "exportar para o Planilhas". O que ele oferece é uma exportação das suas agendas como arquivos .ics, o formato padrão de agenda, feito para levar eventos para outro app de agenda. Colocar os eventos numa planilha, e mantê-los atualizados ali, exige uma das abordagens abaixo. Se você só precisa de um total de horas, a calculadora de horas do Google Agenda, grátis, lê diretamente a exportação do Google, sem planilha nenhuma.
Opção 1: a própria exportação do Google Agenda
No Google Agenda, abra Configurações, depois Importar e exportar e depois Exportar. Você baixa um zip com um arquivo .ics por agenda (a página de ajuda do Google descreve o processo).
- O lado bom: completa, oficial, funciona com qualquer conta.
- O lado ruim: o Planilhas Google não abre arquivos
.ics, então você precisa de um conversor. Muitos gravam uma linha por série de eventos, com a regra de repetição em vez das datas reais; o conversor do Google Agenda para Excel e CSV deste site, grátis, grava uma linha por ocorrência, e o arquivo.xlsxdele pode ser importado no Planilhas Google (Arquivo, Importar). Continua sendo uma foto de um momento: na semana seguinte, você faz tudo de novo.
Se o arquivo precisa terminar no Excel ou como CSV, veja Exportar o Google Agenda para Excel ou CSV, com durações.
Opção 2: um script com timer
O Apps Script, integrado ao Planilhas Google, consegue ler a sua agenda e gravar linhas, e um acionador baseado no tempo pode executá-lo a cada hora. Comece pelo pequeno script do guia Como transformar o Google Agenda em planilha de horas e depois, no editor do Apps Script, abra Acionadores, clique em Adicionar gatilho e escolha a sua função e um acionamento baseado no tempo, a cada hora.
- O lado bom: grátis, exatamente o que você quer, fica na sua conta.
- O lado ruim: a manutenção é sua. Executá-lo de novo reescreve a planilha, então as anotações que você adiciona ao lado das linhas ficam desalinhadas. Ler várias agendas, ignorar convites recusados, dividir reuniões que passam da meia-noite e evitar duplicatas: tudo isso fica por sua conta.
Opção 3: um applet do IFTTT
O IFTTT liga dois serviços sem código. O applet dele "Add new Google Calendar events to Google Sheets" é acionado toda vez que um novo evento é adicionado à sua agenda e adiciona uma linha no fim da primeira página de uma planilha que você escolhe. A página do applet indica dois limites: no plano gratuito do IFTTT, a agenda é verificada a cada hora (a cada 5 minutos nos planos pagos), e uma nova planilha é criada depois de 2.000 linhas.
- O lado bom: grátis, sem código, funciona sozinho depois de conectado.
- O lado ruim: ele só reage a eventos novos. Os eventos que já existem não são copiados, e a ação só adiciona linhas; então uma reunião que você move ou cancela depois mantém a linha gravada quando ela foi criada. Durações e totais por cliente ficam por sua conta, com fórmulas. Conectores como Zapier ou Make funcionam do mesmo jeito; confira o que os planos gratuitos deles incluem.
Opção 4: um complemento para o Planilhas Google
Complementos são instalados no Planilhas Google em dois cliques e fazem a leitura por você. Eles se dividem em duas famílias:
- Exportadores brutos copiam os eventos para uma planilha, muitas vezes em horários programados. Servem para quem quer os dados e vai montar os próprios relatórios.
- Complementos de planilha de horas vão além: transformam os eventos em horas por cliente ou por projeto, com totais. O Calendar Timesheet é um deles, e é nosso.
Antes de instalar qualquer complemento, veja o que o Google pede para você permitir. Uma ferramenta que só lê deve pedir para ver as suas agendas, não para editá-las, e para acessar só a planilha em que você a usa.
Lado a lado
| Exportação .ics | Script com timer | Calendar Timesheet | |
|---|---|---|---|
| Abre no Planilhas Google | Não, precisa de um conversor | Sim | Sim |
| Fica atualizado | Não | Sim, a cada hora | Sim, a cada hora |
| Várias agendas | Um arquivo para cada | Se você programar | Sim |
| Ocorrências reais de eventos recorrentes | Não, regras da série | Sim | Sim |
| Mantém suas anotações ao lado das linhas | Não | Não por padrão | Sim |
| Totais por cliente, valores | Não | Se você programar | Sim (Pro) |
| Custo | Grátis | Grátis, mais o seu tempo | Exportação grátis; Pro a partir de US$ 49 por ano |
A exportação grátis do Calendar Timesheet
A exportação do Calendar Timesheet é grátis, sem limite de tempo: escolha qualquer período de até um ano e as agendas a ler, e ela grava uma linha por evento (data, início, fim, duração, título, agenda, cor) numa página Exportação, com totais por cor e por agenda. Ela nunca altera a sua agenda e não envia nada para fora da sua Conta do Google.