Google カレンダーで作業時間を記録する：タイマーを使わずに請求対象の時間を把握
多くのタイムトラッキング ツールでは、開始と停止のボタンを押す必要があります。多くのフリーランスはそれを忘れ、金曜日に記憶を頼りに 1 週間を組み立て直します。仕事がすでに Google カレンダーに入っているなら、もっと簡単な習慣があります。カレンダーに時間を予定として入れ、会議が終わったら修正し、カレンダーから数えるのです。このガイドでは、その方法、Google カレンダーだけでできることとできないこと、合計を狂わせるミスを説明します。
Google カレンダーが記録すること、しないこと
Google カレンダーは予定の開始と終了を記録します。個人の Google アカウントでは、その所要時間を合計してはくれません。次の 2 つの設定は、よく時間の記録と混同されます。
- 業務時間（[設定]、[全般]、[業務時間と勤務場所]）は、あなたがいつ対応できるかを他のユーザーに知らせるものです。何かを測定するわけではありません。
- 時間の分析情報は、会議とサイレント モードの時間の内訳を表示しますが、使えるのは一部の Google Workspace のビジネス、エンタープライズ、教育機関向けエディションだけで、対象も自分のカレンダーに限られます。
つまり、カレンダーには素材がそろっています。そこから請求するには、各予定がどのクライアントのものかを示す方法と、時間を合計する方法が必要です。
カレンダー中心の方法：4 つのステップ
1. 仕事を予定として入れる
クライアントの仕事は、行う前にカレンダーに入れます。電話やワークショップだけでなく、クライアントのために執筆、デザイン、コーディングに集中する時間枠も含めます。開始、終了、わかりやすいタイトルのある予定は、それだけで 1 件の時間記録です。
2. 終わったら予定を修正する
会議は長引き、作業の時間枠は短く切り上げられます。まだ覚えているうちに、または毎日の終わりに、予定の終わりを実際の終了時刻までドラッグします。この 1 つの習慣がタイマーの代わりになります。カレンダーには、予定していたことだけでなく、実際に起きたことが残ります。
3. 各予定にクライアントのタグを付ける
方法を 1 つ選び、それを続けます。
| タグ | うまくいくケース | 制限 |
|---|---|---|
| クライアントごとに 1 つの予定の色 | クライアントが少なく、見た目で予定を立てる場合。 | Google の予定の色は 11 色です。 |
| クライアントごとに 1 つのカレンダー | クライアントが多い場合や、1 社とカレンダーを共有する場合。 | 表示しておくカレンダーが増えます。 |
| タイトルの単語（例：「Acme：レビュー」） | スマートフォンから予定を追加する場合。 | 入力ミスがあると予定が漏れます。 |
| ゲストのメールドメイン | クライアントとの会議に招待が付いている場合。 | 1 人での作業にはゲストがいません。 |
4 つの方法の詳しい比較は、ガイド「Google カレンダーの時間をクライアント別・色別・週別に集計する方法」をご覧ください。
4. 月末に時間を数える
手作業でも、Google スプレッドシートの数式でも、自動でも数えられます。ガイド「Google カレンダーをタイムシートにする方法」で、最初の 2 つを手順を追って説明しています。どの方法でも、カレンダーから数えるのは決まったタイミングで 1 回だけにしましょう。そうすれば、請求した後に合計が変わりません。
カレンダーの合計を狂わせる 5 つのミス
- 辞退した招待とキャンセルされた招待。カレンダーに表示されたまま残ることがあります。集計から除外しましょう。
- 終日の予定。終日として登録した休日や締め切りは、24 時間分の請求対象の時間ではありません。
- 2 つのカレンダーにある同じ会議。仕事用カレンダーとクライアントの共有カレンダーの両方にある会議は、1 回だけ数えます。
- 深夜 0 時や月末をまたぐ予定。その月の請求書に入れるのは、月内の部分だけです。
- 請求後に過去の予定を変更すること。各月は一度だけ締めてその版を保存し、後からの修正は追加分として記録します。
タイマー アプリかカレンダーか
| タイマー アプリ | カレンダー中心 | |
|---|---|---|
| 毎日の手間 | タスクごとに開始と停止 | 予定の終わりを調整 |
| 記録漏れ | よくある（タイマーを開始し忘れる） | まれ（仕事は予定済み） |
| 短いタスクと中断 | 分単位で正確 | 通常は時間枠に丸められる |
| データの保存先 | タイマーのサービス内 | 自分のカレンダーとスプレッドシート |
1 時間のうちに多くの小さなタスクを切り替えるなら、タイマーのほうが正確です。請求する仕事の大半が会議と予定した作業時間なら、カレンダーにはタイマーに入力するよりも正確なデータがすでにあります。
よくある質問
無料の Gmail アカウントでも使えますか？
はい。予定、色、カレンダー、ゲストは、個人の Google アカウントでも Google Workspace でも同じように機能します。一部の Workspace エディションに限られるのは、時間の分析情報だけです。
予定はどのくらい正確にすべきですか？
請求する精度と同じで十分です。各会議を 15 分単位で切り上げるなら、終了時刻は 5 分単位で修正すれば足ります。端数処理と最低請求時間については、ガイド「Google カレンダーからクライアントに請求する：時間単価、端数処理、最低時間」で解説しています。
時間を自動でスプレッドシートに取り込めますか？
はい。ガイド「Google カレンダーの予定を Google スプレッドシートに自動で書き出す」で、標準のエクスポート、小さなスクリプト、1 時間ごとにスプレッドシートを更新するアドオンを比較しています。
カレンダーからすべての時間を自動で数える
Calendar Timesheet は、上記の方法をあなたの代わりに実行します。1 時間ごとにカレンダーを読み込み、色、カレンダー、単語、ゲストのドメインでクライアントを判別し、辞退した予定と終日の予定を除外して、毎月クライアントごとの請求明細にまとめて締めます。