Urenregistratie met Google Agenda: declarabele uren zonder timer
De meeste tools voor urenregistratie vragen je op start en stop te drukken. Veel freelancers vergeten dat, en reconstrueren de week op vrijdag uit hun geheugen. Staat je werk al in Google Agenda, dan is er een eenvoudiger gewoonte: plan de tijd in de agenda, corrigeer hem als de afspraak afloopt en tel vanuit de agenda. Deze handleiding legt de methode uit, wat Google Agenda zelf wel en niet kan, en de fouten die totalen onjuist maken.
Wat Google Agenda wel en niet bijhoudt
Google Agenda legt vast wanneer een afspraak begint en eindigt. In een persoonlijk Google-account telt het die duur niet voor je op. Twee instellingen worden vaak aangezien voor urenregistratie:
- Werktijden (Instellingen, dan Algemeen, dan Werktijden en locatie) laat anderen zien wanneer je beschikbaar bent. Het meet niets.
- Tijdsinzichten laat zien hoe je tijd verdeeld is over vergaderingen en tijd om te focussen, maar alleen in sommige Business-, Enterprise- en Education-versies van Google Workspace, en alleen voor je eigen agenda.
De agenda bevat dus de grondstof. Om ervan te factureren heb je een manier nodig om aan te geven bij welke klant elke afspraak hoort, en een manier om de uren op te tellen.
Eerst de agenda: de methode in vier stappen
1. Plan het werk als afspraken
Zet klantwerk in de agenda voordat je het doet: gesprekken en workshops, maar ook de geconcentreerde blokken waarin je voor een klant schrijft, ontwerpt of programmeert. Een afspraak met een begin, een einde en een duidelijke titel is al een urenregistratie.
2. Corrigeer de afspraak als die afloopt
Vergaderingen lopen uit en blokken worden ingekort. Sleep het einde van de afspraak naar de echte eindtijd zolang je het nog weet, of aan het einde van elke dag. Deze ene gewoonte vervangt de timer: de agenda laat uiteindelijk zien wat er is gebeurd, niet alleen wat er was gepland.
3. Koppel elke afspraak aan zijn klant
Kies één werkwijze en houd je eraan:
| Markering | Werkt goed als | Beperking |
|---|---|---|
| Een afspraakkleur per klant | Je een handvol klanten hebt en visueel plant. | Google biedt 11 afspraakkleuren. |
| Een agenda per klant | Je veel klanten hebt, of een agenda met een van hen deelt. | Meer agenda's om zichtbaar te houden. |
| Een woord in de titel, zoals "Acme: evaluatie" | Je afspraken vanaf je telefoon toevoegt. | Een typfout betekent een gemiste afspraak. |
| Het e-maildomein van de gast | Bij je klantafspraken uitnodigingen horen. | Werk dat je alleen doet, heeft geen gasten. |
De handleiding Uren tellen in Google Agenda: per klant, kleur of week vergelijkt de vier uitgebreider.
4. Tel de uren aan het einde van de maand
Je kunt met de hand tellen, met een formule in Google Spreadsheets, of automatisch. De handleiding Zo maak je van Google Agenda een urenstaat laat de eerste twee stap voor stap zien. Welke methode je ook kiest, tel één keer vanuit de agenda, op een vast moment, zodat het totaal niet meer verandert nadat je hebt gefactureerd.
Vijf fouten die totalen uit een agenda onjuist maken
- Geweigerde en geannuleerde uitnodigingen. Die kunnen zichtbaar blijven in je agenda. Laat ze buiten de telling.
- Afspraken van een hele dag. Een vakantiedag of een deadline die als hele dag is gemarkeerd, is geen 24 declarabele uren.
- Dezelfde afspraak in twee agenda's. Een afspraak in je werkagenda en in een gedeelde klantagenda moet één keer tellen.
- Afspraken over middernacht of over het einde van de maand heen. Alleen het deel binnen de maand hoort op de factuur van die maand.
- Afgelopen afspraken wijzigen na het factureren. Sluit elke maand één keer af, bewaar die versie en leg latere correcties vast als aanvullingen.
Timer-app of agenda: welke kies je?
| Timer-app | Eerst de agenda | |
|---|---|---|
| Dagelijkse moeite | Starten en stoppen voor elke taak | Het einde van afspraken aanpassen |
| Vergeten registraties | Vaak: de timer werd niet gestart | Zelden: het werk was gepland |
| Korte taken en onderbrekingen | Precies tot op de minuut | Meestal afgerond op blokken |
| Waar de gegevens staan | Bij de timerdienst | In je agenda en je eigen spreadsheet |
Wissel je elk uur tussen veel kleine taken, dan is een timer preciezer. Bestaat je declarabele werk vooral uit afspraken en geplande blokken, dan bevat de agenda al betere gegevens dan je in een timer zou typen.
Vragen
Werkt dit met een gratis Gmail-account?
Ja. Afspraken, kleuren, agenda's en gasten werken op dezelfde manier in een persoonlijk Google-account en in Google Workspace. Alleen Tijdsinzichten is beperkt tot sommige Workspace-versies.
Hoe precies moeten de afspraken zijn?
Zo precies als je factureert. Rond je elke afspraak omhoog af op 15 minuten, dan is het genoeg om de eindtijd op 5 minuten nauwkeurig te corrigeren. De handleiding Uren factureren uit Google Agenda: tarief, afronding, minima behandelt afronding en minimums.
Kan ik de uren automatisch in een spreadsheet krijgen?
Ja. De handleiding Google Agenda automatisch exporteren naar Spreadsheets vergelijkt de ingebouwde export, een klein script en een add-on die de spreadsheet elk uur bijwerkt.
Tel elk uur vanuit je agenda, automatisch
Calendar Timesheet past de methode hierboven voor je toe: het leest je agenda's elk uur, herkent klanten aan kleur, agenda, woord of domein van de gast, slaat geweigerde afspraken en afspraken van een hele dag over, en sluit elke maand af met één maandoverzicht per klant.