Kan Google Agenda gewerkte uren berekenen?
Nee. Google Agenda zet afspraken in een raster, maar telt hun duur nooit op, en onder een week staat geen totaal. De instelling Werktijden telt ook niets. Om te weten hoeveel uur je hebt gewerkt, moet de duur ergens anders worden opgeteld: in je hoofd, in Google Spreadsheets of door een tool die de agenda voor je leest. Deze handleiding gaat over het totaal; hoe je het verdeelt over klanten, kleuren of weken, lees je in Uren tellen in Google Agenda: per klant, kleur of week.
Werktijden is beschikbaarheid, geen telling
Op een werk- of schoolaccount laat de instelling Werktijden anderen zien wanneer je beschikbaar bent, zodat ze vergaderingen op redelijke tijden plannen. Google beschrijft het als een terugkerende weekplanning: bijvoorbeeld maandag tot en met vrijdag, van 9:00 tot 17:00. Het zegt niets over wat je echt hebt gedaan. Een dag met drie uur klantwerk en een dag met tien tonen allebei dezelfde werktijden.
Totaal aantal uren zien in Google Agenda op een computer, iPhone of Android
- Op een computer: geen enkele agendaweergave toont een totaal. Op een werk- of schoolaccount laat Tijdsinzichten de tijd in vergaderingen zien, maar volgens de Help-pagina van Google alleen op een computer en alleen voor je primaire agenda. Persoonlijke accounts hebben het niet: zie Geen Tijdsinzichten in Google Agenda? Waar en waarom.
- Op iPhone en Android: de Google Agenda-app toont geen totaal en geen Tijdsinzichten. Op een telefoon lees je je uren af in een spreadsheet die het totaal al bevat: open die in de Google Spreadsheets-app.
Voor een totaal in een minuut, zonder spreadsheet: exporteer je agenda op een computer en sleep het bestand naar de gratis urencalculator voor Google Agenda. Die telt elke periode op in je browser, per agenda, trefwoord en week.
Methode 1: lees de uren af in de agenda
Voor een handvol afspraken is de weekweergave genoeg: tel de blokken een voor een op en schrijf het totaal op. Vanaf tien afspraken, of zodra je een totaal per klant nodig hebt, wordt dit traag en maak je makkelijk fouten.
Methode 2: formules in Google Spreadsheets
Zet één afspraak per regel, met de datum in kolom A, de begintijd in kolom B en de eindtijd in kolom C. Google Spreadsheets slaat een tijd op als een deel van een dag; dat verklaart de formules hieronder, geschreven zoals Google Spreadsheets ze in het Nederlands toont.
| Je wilt | Formule in kolom D |
|---|---|
| Uren als decimaal getal (1,5 voor 1 uur en 30 minuten) | =(C2-B2)*24, met kolom D opgemaakt als getal |
| Een afspraak die na middernacht eindigt | =REST(C2-B2; 1)*24 |
| Omhoog afgerond op het volgende kwartier | =AFRONDEN.BOVEN(AFRONDEN((C2-B2)*1440); 15)/60 |
| Het totaal van de kolom | =SOM(D2:D200) |
De afrondingsformule zet de duur eerst om in hele minuten (AFRONDEN; een dag heeft 1440 minuten), rondt die omhoog af op een veelvoud van 15 en deelt daarna door 60. Die omweg is nodig: Google Spreadsheets slaat tijden op met piepkleine fouten, en zonder die stap kan een afspraak van precies 15 minuten als 0,5 uur uitkomen. Voor tienden van een uur gebruik je 6 in plaats van 15.
Wil je de duur liever als tijd houden (1:30 in plaats van 1,5), gebruik dan =C2-B2 en geef het totaal de aangepaste getalnotatie [h]:mm (Notatie, Getal, Aangepaste getalnotatie). Zonder de vierkante haken wordt een totaal van 26 uur getoond als 2:00, omdat de weergave elke 24 uur opnieuw begint.
De formules hebben de afspraken eerst in de spreadsheet nodig. De handleiding Zo maak je van Google Agenda een urenstaat bevat een kort script dat ze voor elke periode kopieert, en de handleiding Urenregistratie-template in Google Spreadsheets voor zzp'ers voegt minimums, bedragen en maandtotalen per klant toe.
Een maandtotaal met één formule
Met de datums in kolom A en de decimale uren in kolom D telt deze formule elk uur van oktober 2026 op, waar de regels ook in de lijst staan:
=SOMMEN.ALS(D:D; A:A; ">="&DATUM(2026;10;1); A:A; "<"&DATUM(2026;11;1))
Verander de twee datums voor een andere maand, of voor een week. De tweede datum is de eerste dag na de periode, zodat de laatste dag volledig meetelt, tot middernacht.
Methode 3: laat een tool de agenda lezen
Calendar Timesheet doet het kopiëren en het rekenwerk in je eigen Google-spreadsheet: één regel per afspraak met datum, begin, einde en uren, en daarna totalen per klant, herkend aan kleur, agenda, een woord in de titel of het e-maildomein van de gast. Met de autopiloot wordt de spreadsheet elk uur bijgewerkt en wordt elke maand vanzelf afgesloten.
Vier dingen die het totaal onjuist maken
- Afspraken van een hele dag. Een feestdag of een deadline die als hele dag is gemarkeerd, is geen 24 uur werk. Laat ze weg.
- Geweigerde uitnodigingen. Die blijven in veel agenda's staan. Tel alleen waar je echt bij was.
- Dezelfde vergadering in twee agenda's. Gekopieerde of gedeelde afspraken kunnen twee keer verschijnen. Tel elke afspraak één keer.
- Wat gepland was in plaats van wat er gebeurde. Liep een gesprek 20 minuten uit, verschuif dan het einde van de afspraak voordat je telt.
Stop met optellen met de hand. De gratis export van Calendar Timesheet geeft je de uren voor elke periode, per kleur en per agenda; Pro voegt klanten, tarieven en de autopiloot toe.