Uren tellen in Google Agenda: per klant, kleur of week
Google Agenda laat zien wanneer je werkt, niet hoeveel. In een persoonlijk Google-account is er geen totaal per klant, per project of per kleur. Om uren te tellen heb je twee dingen nodig: een vaste manier om aan te geven bij welke klant elke afspraak hoort, en een plek waar de duur wordt opgeteld en verdeeld. Deze handleiding gaat over de verdeling: per klant, per kleur, per week of per maand. Voor één totaal lees je Kan Google Agenda gewerkte uren berekenen?
Stap 1: koppel elke afspraak aan zijn klant
Er zijn vier gangbare werkwijzen. Kies de werkwijze die je ook echt volhoudt.
| Werkwijze | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|
| Een kleur per klant | Weinig klanten, visueel plannen. Stel de kleur in door met de rechtermuisknop op een afspraak te klikken. | Google biedt 11 afspraakkleuren; vanaf de twaalfde klant raken de kleuren op. |
| Een agenda per klant | Veel klanten, of een agenda die je met de klant deelt. | Meer agenda's om aan te vinken en zichtbaar te houden. |
| Een woord in de titel, zoals "Acme: wekelijks gesprek" | Elk aantal klanten, werkt ook op je telefoon. | Eén typfout en de afspraak wordt niet meegeteld. |
| Het e-maildomein van de gast, zoals iedereen bij acme.com | Klantafspraken met uitnodigingen: je hoeft helemaal niets te markeren. | Intern werk zonder gasten heeft een andere markering nodig. |
Combineren mag, zolang de regels duidelijk zijn: bijvoorbeeld eerst de kleur, daarna het domein van de gast voor afspraken die je vergeten bent een kleur te geven.
Stap 2: tel de duur op per klant of kleur
In Google Agenda (alleen werkaccounts)
In sommige Business-, Enterprise- en Education-versies van Google Workspace laat het deelvenster Tijdsinzichten zien hoe je tijd verdeeld is, ook per kleur. Het toont diagrammen, geen lijst waarmee je kunt factureren, en het kent geen tarieven. Persoonlijke accounts hebben het niet: de handleiding Geen Tijdsinzichten in Google Agenda? Waar en waarom legt uit wat het telt en wat je in plaats daarvan kunt gebruiken.
In je browser, voor een eenmalige telling
Exporteer je agenda uit Google Agenda en sleep het bestand naar de gratis urencalculator voor Google Agenda: die telt de uren op per agenda, per trefwoord in de titel en per week, zonder iets te uploaden. De export van Google bevat geen afspraakkleuren; gebruik voor totalen per kleur een van de methoden hieronder.
In Google Spreadsheets, gratis
Zet eerst één regel per afspraak in een spreadsheet. De handleiding Zo maak je van Google Agenda een urenstaat bevat een script van tien regels dat datum (kolom A), begin, einde, uren (kolom D), titel (kolom E) en kleurnummer (kolom F) schrijft. De formules hieronder volgen die indeling; ze staan zoals Google Spreadsheets ze in het Nederlands toont, met een puntkomma tussen de argumenten.
- Per kleur:
=SOM.ALS(F:F; "10"; D:D)telt de uren van kleur 10 op. Google nummert de afspraakkleuren zo: 1 Lavendel, 2 Salie, 3 Druif, 4 Flamingo, 5 Banaan, 6 Mandarijn, 7 Pauw, 8 Grafiet, 9 Bosbes, 10 Basilicum, 11 Tomaat; een lege waarde betekent de kleur van de agenda zelf. - Per woord in de titel:
=SOM.ALS(E:E; "Acme*"; D:D)telt alle afspraken op waarvan de titel met Acme begint. - Alle klanten tegelijk: selecteer de tabel en kies Invoegen, Draaitabel, met de kleur of een klantkolom bij Rijen en de som van de uren bij Waarden.
Om van kleuren klantnamen te maken, voeg je een kleine tabel met twee kolommen toe (kleurnummer, klant) en zet je naast elke regel een VERT.ZOEKEN.
Uren per week en per maand
Voeg naast de regels één hulpkolom (G) toe en tel daarop op of maak er een draaitabel van.
- Per week, maandag tot en met zondag:
=ISO.WEEKNUMMER(A2)in kolom G, daarna=SOM.ALS(G:G; 42; D:D)voor de uren van week 42. - Per maand:
=TEKST(A2; "yyyy-MM")in kolom G, daarna=SOM.ALS(G:G; "2026-10"; D:D)voor oktober 2026. - Per klant en per maand: met de maandkolom hierboven een draaitabel met de klant bij Rijen, de maand bij Kolommen en de som van de uren bij Waarden.
Weeknummers beginnen elk jaar in januari opnieuw. Tel voor een lijst over twee jaar daarom op tussen twee datums: =SOMMEN.ALS(D:D; A:A; ">="&DATUM(2026;10;5); A:A; "<"&DATUM(2026;10;12)) telt de week op die begint op maandag 5 oktober 2026.
Automatisch, met Calendar Timesheet
Calendar Timesheet leest je agenda's elk uur en past je regels op volgorde toe: kleur, agenda, woord in de titel, domein van de gast. Afspraken waarop geen regel past, wachten in de lijst Toe te wijzen; daar wijs je ze met één klik toe en kan de keuze voor de volgende keer worden onthouden. Totalen per klant, bedragen en een dashboard werken zichzelf bij, en elke maand wordt afgesloten met één maandoverzicht per klant.
Zorg dat de telling klopt met de werkelijkheid
- Tel wat er is gebeurd, niet wat er was gepland. Verplaats of verkort de afspraak na afloop als die anders liep. Een agenda is maar zo juist als de laatste wijziging.
- Houd gedaan en gepland apart. Halverwege de maand zijn al gewerkte uren en nog geplande uren twee verschillende getallen. Beide zijn nuttig: het ene voor de factuur, het andere voor de prognose.
- Sla over wat geen werk is. Geweigerde uitnodigingen, afspraken van een hele dag en tijd op Beschikbaar horen niet mee te tellen.
- Tel gedeelde afspraken één keer. Een afspraak die naar twee van je agenda's is gekopieerd, blijft één uur.
Welke aanpak bij je past
| Je hebt | Probeer |
|---|---|
| 3 klanten, een paar afspraken per week | Kleuren en een maandelijkse SOM.ALS op een export via een script |
| Een werkaccount, en je wilt alleen de verdeling zien | Tijdsinzichten, per kleur |
| Klanten die je elke maand per uur factureert | Een automatische spreadsheet met tarieven en maandoverzichten aan het einde van de maand |
Laat de spreadsheet tellen. De gratis export van Calendar Timesheet geeft je totalen per kleur en per agenda voor elke periode; Pro voegt klanten, tarieven en de autopiloot toe.