Cómo contar horas en Google Calendar por cliente, color o semana
Google Calendar muestra cuándo trabajas, no cuánto. En una cuenta personal de Google no hay ningún total por cliente, por proyecto ni por color. Para contar horas hacen falta dos cosas: una forma coherente de indicar a qué cliente pertenece cada reunión y un lugar donde sumar y repartir las duraciones. Esta guía trata del reparto: por cliente, por color, por semana o por mes. Para un único total, consulta Calcular horas trabajadas con Google Calendar.
Paso 1: etiqueta cada reunión con su cliente
Hay cuatro convenciones habituales. Elige la que de verdad vayas a mantener.
| Convención | Ideal para | Cuidado con |
|---|---|---|
| Un color por cliente | Pocos clientes, planificación visual. Se asigna haciendo clic con el botón derecho en un evento. | Google ofrece 11 colores de evento; con más de 11 clientes, no hay colores para todos. |
| Un calendario por cliente | Muchos clientes, o compartir con un cliente su calendario. | Más calendarios que marcar y mantener visibles. |
| Una palabra en el título, como "Acme: llamada semanal" | Cualquier número de clientes; funciona en el móvil. | Una errata y la reunión no se cuenta. |
| El dominio de correo de los invitados, como cualquier persona de acme.com | Reuniones con clientes que llevan invitación: no hay que etiquetar nada. | El trabajo interno sin invitados necesita otra etiqueta. |
Mezclarlas no es problema mientras las reglas estén claras: por ejemplo, primero el color y luego el dominio de los invitados para las reuniones que olvidaste colorear.
Paso 2: suma las duraciones por cliente o por color
Dentro de Google Calendar (solo cuentas de trabajo)
Con algunas ediciones Business, Enterprise y Education de Google Workspace, el panel Estadísticas de tiempo muestra cómo se reparte tu tiempo, también por color. Muestra gráficos, no una lista con la que puedas facturar, y no tiene tarifas. Las cuentas personales no lo tienen: la guía Estadísticas de tiempo de Google Calendar: por qué faltan explica qué cuenta y qué usar en su lugar.
En tu navegador, para un recuento puntual
Exporta tu calendario desde Google Calendar y suelta el archivo en la calculadora de horas de Google Calendar, gratuita: suma las horas por calendario, por palabra clave del título y por semana, sin subir nada. La exportación de Google no incluye los colores de los eventos, así que, para obtener totales por color, usa uno de los métodos de abajo.
En Hojas de cálculo de Google, gratis
Primero, lleva a una hoja una fila por evento. La guía Cómo convertir Google Calendar en un registro de horas tiene un script de diez líneas que escribe la fecha (columna A), el inicio, el fin, las horas (columna D), el título (columna E) y el número de color (columna F). Las fórmulas de abajo siguen esa disposición y están escritas como las muestra Hojas de cálculo de Google en español, con punto y coma entre los argumentos. Después:
- Por color:
=SUMAR.SI(F:F; "10"; D:D)suma las horas del color 10. Google numera así los colores de evento: 1 Lavanda, 2 Salvia, 3 Uva, 4 Flamenco, 5 Banana, 6 Mandarina, 7 Pavo real, 8 Grafito, 9 Arándano, 10 Albahaca, 11 Tomate; un valor vacío significa el color propio del calendario. - Por palabra del título:
=SUMAR.SI(E:E; "Acme*"; D:D)suma todos los eventos cuyo título empieza por Acme. - Todos los clientes a la vez: selecciona la tabla y luego Insertar, Tabla dinámica, con la columna Colour o una columna de cliente en Filas y la suma de Hours en Valores.
Para convertir los colores en nombres de cliente, añade una pequeña tabla de dos columnas (número de color, cliente) y un BUSCARV junto a cada fila.
Horas por semana y por mes
Añade una columna auxiliar (G) junto a las filas y luego suma sobre ella o úsala en una tabla dinámica.
- Por semana, de lunes a domingo:
=ISO.NUM.DE.SEMANA(A2)en la columna G y luego=SUMAR.SI(G:G; 42; D:D)para las horas de la semana 42. - Por mes:
=TEXTO(A2; "yyyy-mm")en la columna G y luego=SUMAR.SI(G:G; "2026-10"; D:D)para octubre de 2026. - Por cliente y por mes: con la columna de mes anterior, una tabla dinámica con el cliente en Filas, el mes en Columnas y la suma de Hours en Valores.
Los números de semana vuelven a empezar cada enero, así que, para una lista que abarca dos años, suma entre dos fechas: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D; A:A; ">="&FECHA(2026;10;5); A:A; "<"&FECHA(2026;10;12)) suma la semana que empieza el lunes 5 de octubre de 2026.
Automáticamente, con Calendar Timesheet
Calendar Timesheet lee tus calendarios cada hora y aplica tus reglas en orden: color, calendario, palabra del título, dominio de los invitados. Las reuniones que no coinciden con ninguna regla esperan en una lista Por clasificar, donde un clic las asigna y puede recordar la elección para la próxima vez. Los totales por cliente, los importes y un panel de control se actualizan solos, y cada mes se cierra con un informe por cliente.
Que el recuento refleje la realidad
- Usa lo que pasó, no lo que estaba previsto. Mueve o acorta el evento después de la reunión si fue distinta. Un calendario solo es tan fiel como su última modificación.
- Separa lo hecho de lo previsto. A mitad de mes, las horas ya trabajadas y las que aún están programadas son cifras distintas. Las dos son útiles: una para la factura y otra para la previsión.
- Omite lo que no es trabajo. Las invitaciones rechazadas, los eventos de todo el día y el tiempo marcado como disponible no deberían contar.
- Cuenta una sola vez las reuniones compartidas. Una reunión copiada en dos de tus calendarios sigue siendo una hora.
Qué método te conviene
| Tienes | Prueba |
|---|---|
| 3 clientes, unas cuantas reuniones a la semana | Colores y un SUMAR.SI mensual sobre una exportación con script |
| Una cuenta de trabajo y solo quieres ver el reparto | Estadísticas de tiempo, por color |
| Clientes a los que facturas por horas cada mes | Una hoja automática con tarifas e informes de fin de mes |
Deja que la hoja lleve la cuenta. La exportación gratuita de Calendar Timesheet te da totales por color y por calendario para cualquier periodo; Pro añade clientes, tarifas y piloto automático.