Facturar a clientes desde Google Calendar: tarifas, redondeo y mínimos
Cuando tu calendario ya recoge tu trabajo para clientes, facturar es cuestión de reglas: qué reuniones cuentan, a qué tarifa, con qué redondeo y cuándo un mes es definitivo. Escribir esas reglas una vez, y aplicarlas igual cada mes, es lo que hace que una factura sea fácil de defender.
Tarifas: por cliente, a veces por proyecto
La mayoría de los freelancers tienen una tarifa por hora para cada cliente y, a veces, otra distinta para un proyecto concreto (por ejemplo, un taller que se factura más caro que las llamadas). Guarda la tarifa junto al cliente, no en tu cabeza, y en la moneda del cliente si a unos les facturas en dólares y a otros en euros. Cuando cambie la tarifa, anota desde qué mes: las facturas ya enviadas no deben cambiar.
Redondeo: elige una regla y comunícala
El redondeo convierte los minutos reales en tiempo facturable. Reglas habituales:
| Regla | Quién la usa | Una llamada de 37 minutos pasa a |
|---|---|---|
| Tiempo exacto | Quien factura por minutos | 37 minutos |
| Al alza a 6 minutos (una décima de hora) | Abogados, muchos consultores | 42 minutos (0,7 h) |
| Al alza a 15 minutos | Coaches, formadores, agencias | 45 minutos |
| Al alza a 30 minutos | Trabajo presencial, intervenciones cortas | 60 minutos |
Redondea cada reunión, no el total mensual, y escribe la regla en tu presupuesto o contrato para que el cliente la conozca antes de la primera factura. Facturar por décimas de hora tiene su propia guía, Cómo facturar por tramos de 6 minutos desde Google Calendar, con un ejemplo con cifras.
Mínimo por reunión
Una llamada de cinco minutos también interrumpe tu jornada. Un mínimo, por ejemplo de 15 o 30 minutos por reunión, lo cubre. Aplícalo después del redondeo: una llamada de 5 minutos con redondeo a 15 minutos y un mínimo de 30 minutos factura 30 minutos.
Un ejemplo práctico: las horas facturables de un mes
Cliente Acme, 80 US$ la hora, cada reunión redondeada al alza a 15 minutos, con un mínimo de 30 minutos por reunión. Cuatro reuniones en octubre:
| Reunión | Tiempo real | Redondeado al alza a 15 min | Facturado, tras el mínimo |
|---|---|---|---|
| Llamada de arranque | 0:37 | 0:45 | 0:45 |
| Seguimiento rápido | 0:05 | 0:15 | 0:30 |
| Taller | 2:10 | 2:15 | 2:15 |
| Revisión | 1:00 | 1:00 | 1:00 |
| Total | 3:52 | 4:30 |
4,5 horas a 80 US$ son 360 US$. Redondear en cambio el total mensual (3:52 al alza a 4:00) daría 320 US$: la regla cambia la factura, y por eso debe figurar en el presupuesto. En una hoja de cálculo, el tiempo facturado de una reunión es =MAX(MULTIPLO.SUPERIOR(REDONDEAR(D2*60);15)/60;0,5), con las horas reales en número decimal en la columna D (REDONDEAR las convierte primero en minutos enteros, para que una reunión de exactamente 15 minutos nunca se facture como 30); la guía Plantilla de registro de horas en Hojas de cálculo de Google tiene el conjunto completo de fórmulas. Para probar una regla con tus propias horas, pégalas en la calculadora de horas facturables, gratuita.
Bolsas de horas y horas prepagadas
Algunos clientes compran una bolsa de horas: 20 horas al mes, o 40 horas para usar a lo largo de un trimestre. Controla las horas usadas frente a la bolsa y avisa al cliente antes de que se agote. Un aviso al 80% da tiempo para recargarla; uno al 100% evita trabajar sin cobrar.
Lo que no cuenta
Decídelo una vez: invitaciones rechazadas, gestiones internas, desplazamientos (facturados o no), eventos de todo el día. Marca el tiempo no facturable con su propio color o calendario para que nunca se cuele en el total de un cliente.
Cierra el mes y luego factura
Los calendarios no paran de cambiar: las reuniones se mueven a posteriori, se cancelan, se renombran. Cuando factures un mes, congela sus cifras. Los cambios hechos después en el calendario no deben alterar una factura ya enviada; si algo estaba realmente mal, vuelve a calcular a propósito y emite una corrección.
Un informe por cliente y por mes debería mostrar, para cada reunión: fecha, inicio y fin, título o descripción, duración real, duración facturada e importe. Los clientes confían más en una lista detallada que en una sola cifra.
Haz seguimiento de los pagos
Anota cuándo se facturó cada informe y cuándo se pagó. Todo lo que siga sin pagar a los 30 días merece un recordatorio; con una lista mensual de informes vencidos basta para tenerlo controlado.
Las mismas reglas, aplicadas automáticamente
Calendar Timesheet aplica estas reglas en tu propia hoja de cálculo de Google: una tarifa y una moneda por cliente y por proyecto, redondeo al alza a 5, 6, 10, 15, 30 o 60 minutos, un mínimo opcional por reunión, horas prepagadas con avisos al 80% y al 100%, eventos rechazados y de todo el día excluidos, y meses congelados al cerrarlos. El día 1 recibes un informe por cliente y un correo con los totales y todo lo que siga sin pagar a los 30 días.
No es una herramienta de facturación: prepara las cifras y el detalle; la factura la haces con tu programa o tu plantilla de siempre.
Pruébalo con tu propio calendario. La prueba de Pro dura hasta tu primer informe de fin de mes, 14 días como mínimo. Sin tarjeta.