Kunden aus Google Kalender abrechnen: Stundensätze, Rundung und Mindestdauern
Wenn Ihr Kalender Ihre Arbeit für Kunden schon enthält, ist die Abrechnung eine Frage von Regeln: welche Termine zählen, zu welchem Satz, wie gerundet, und wann ein Monat endgültig ist. Diese Regeln einmal aufzuschreiben und jeden Monat gleich anzuwenden, macht eine Rechnung leicht zu begründen.
Stundensätze: pro Kunde, manchmal pro Projekt
Die meisten Freiberufler haben einen Stundensatz pro Kunde und manchmal einen anderen für ein bestimmtes Projekt (zum Beispiel einen Workshop, der höher abgerechnet wird als Telefonate). Halten Sie den Satz beim Kunden fest, nicht im Kopf, und in der Währung des Kunden, wenn Sie manche Kunden in Dollar und andere in Euro abrechnen. Ändert sich der Satz, notieren Sie, ab welchem Monat: Bereits verschickte Rechnungen sollten sich nicht verändern.
Rundung: eine Regel wählen und sie offen nennen
Die Rundung macht aus tatsächlichen Minuten abrechenbare Zeit. Übliche Regeln:
| Regel | Wer sie verwendet | Aus einem Anruf von 37 Minuten werden |
|---|---|---|
| Exakte Zeit | Alle, die minutengenau abrechnen | 37 Minuten |
| Aufrunden auf 6 Minuten (eine Zehntelstunde) | Anwälte, viele Berater | 42 Minuten (0,7 Std.) |
| Aufrunden auf 15 Minuten | Coaches, Trainer, Agenturen | 45 Minuten |
| Aufrunden auf 30 Minuten | Arbeit vor Ort, kurze Einsätze | 60 Minuten |
Runden Sie jeden Termin, nicht die Monatssumme, und schreiben Sie die Regel in Ihr Angebot oder Ihren Vertrag, damit der Kunde sie vor der ersten Rechnung kennt. Die Abrechnung in Zehntelstunden hat einen eigenen Ratgeber zum 6-Minuten-Takt, mit einem Rechenbeispiel.
Mindestabrechnung pro Termin
Auch ein Anruf von fünf Minuten unterbricht Ihren Tag. Eine Mindestdauer, etwa 15 oder 30 Minuten pro Termin, deckt das ab. Wenden Sie sie nach der Rundung an: Ein Anruf von 5 Minuten mit Rundung auf 15 Minuten und 30 Minuten Mindestdauer wird mit 30 Minuten abgerechnet.
Ein Rechenbeispiel: abrechenbare Stunden eines Monats
Kunde Acme, 80 € pro Stunde, jeder Termin auf 15 Minuten aufgerundet, mit 30 Minuten Mindestdauer pro Termin. Vier Termine im Oktober:
| Termin | Tatsächliche Zeit | Auf 15 Min. aufgerundet | Abgerechnet, nach der Mindestdauer |
|---|---|---|---|
| Auftaktgespräch | 0:37 | 0:45 | 0:45 |
| Kurze Abstimmung | 0:05 | 0:15 | 0:30 |
| Workshop | 2:10 | 2:15 | 2:15 |
| Review | 1:00 | 1:00 | 1:00 |
| Summe | 3:52 | 4:30 |
4,5 Stunden zu 80 € ergeben 360 €. Würde stattdessen die Monatssumme gerundet (3:52 auf 4:00), ergäbe das 320 €: Die Regel verändert die Rechnung, deshalb gehört sie ins Angebot. In einer Tabelle ist die abgerechnete Zeit eines Termins =MAX(OBERGRENZE(RUNDEN(D2*60); 15)/60; 0,5), mit den tatsächlichen Stunden als Dezimalzahl in Spalte D (RUNDEN macht daraus zuerst ganze Minuten, damit ein Termin von genau 15 Minuten nie mit 30 abgerechnet wird); die Stundenzettel-Vorlage für Freiberufler in Google Tabellen enthält alle Formeln. Um eine Regel an Ihren eigenen Stunden auszuprobieren, fügen Sie sie in den kostenlosen Dezimalstunden-Rechner ein.
Stundenkontingente und vorausbezahlte Stunden
Manche Kunden kaufen ein Stundenkontingent: 20 Stunden pro Monat oder 40 Stunden für ein Quartal. Verfolgen Sie die verbrauchten Stunden gegenüber dem Kontingent und warnen Sie den Kunden, bevor es aufgebraucht ist. Eine Warnung bei 80 % lässt Zeit zum Aufstocken; eine bei 100 % vermeidet unbezahlte Arbeit.
Was nicht zählt
Legen Sie es einmal fest: abgelehnte Einladungen, interne Verwaltung, Reisezeit (abgerechnet oder nicht), ganztägige Termine. Kennzeichnen Sie nicht abrechenbare Zeit mit einer eigenen Farbe oder einem eigenen Kalender, damit sie nie in die Summe eines Kunden rutscht.
Erst den Monat abschließen, dann abrechnen
Kalender ändern sich ständig: Termine werden nachträglich verschoben, abgesagt, umbenannt. Sobald Sie einen Monat abgerechnet haben, frieren Sie seine Zahlen ein. Spätere Änderungen im Kalender sollten eine bereits verschickte Rechnung nicht verändern; war wirklich etwas falsch, rechnen Sie bewusst neu und stellen Sie eine Korrekturrechnung aus.
Ein Stundennachweis pro Kunde und Monat sollte für jeden Termin zeigen: Datum, Beginn und Ende, Titel oder Beschreibung, tatsächliche Dauer, abgerechnete Dauer und Betrag. Kunden vertrauen einer detaillierten Liste mehr als einer einzelnen Zahl.
Zahlungen verfolgen
Notieren Sie, wann jeder Stundennachweis in Rechnung gestellt und wann er bezahlt wurde. Alles, was nach 30 Tagen unbezahlt ist, verdient eine Erinnerung; eine Liste der überfälligen Stundennachweise einmal im Monat reicht, um den Überblick zu behalten.
Dieselben Regeln, automatisch angewendet
Calendar Timesheet wendet diese Regeln in Ihrer eigenen Tabelle in Google Tabellen an: ein Stundensatz und eine Währung pro Kunde und pro Projekt, Aufrundung auf 5, 6, 10, 15, 30 oder 60 Minuten, eine optionale Mindestdauer pro Termin, vorausbezahlte Stunden mit Warnungen bei 80 % und 100 %, abgelehnte und ganztägige Termine ausgenommen, und Monate, die beim Abschluss eingefroren werden. Am 1. jedes Monats erhalten Sie einen Stundennachweis pro Kunde und eine E-Mail mit den Summen und allem, was nach 30 Tagen unbezahlt ist.
Es ist kein Rechnungsprogramm: Es bereitet die Zahlen und die Einzelheiten vor; Ihre Rechnung erstellen Sie in Ihrer gewohnten Software oder Vorlage.
Probieren Sie es mit Ihrem eigenen Kalender aus. Die Pro-Testphase dauert bis zu Ihrem ersten Stundennachweis zum Monatsende, mindestens 14 Tage. Keine Zahlungskarte erforderlich.