Zeiterfassung mit Google Kalender: abrechenbare Stunden ohne Timer
Die meisten Zeiterfassungs-Tools verlangen, dass Sie Start und Stopp drücken. Viele Freiberufler vergessen es und rekonstruieren die Woche am Freitag aus dem Gedächtnis. Wenn Ihre Arbeit schon in Google Kalender steht, gibt es eine einfachere Gewohnheit: die Zeit im Kalender planen, sie korrigieren, wenn der Termin endet, und aus dem Kalender zählen. Dieser Ratgeber erklärt die Methode, was Google Kalender allein kann und was nicht, und die Fehler, die Summen verfälschen.
Was Google Kalender erfasst und was nicht
Google Kalender speichert, wann ein Termin beginnt und endet. In einem privaten Google-Konto addiert er diese Dauern nicht für Sie. Zwei Einstellungen werden oft für Zeiterfassung gehalten:
- Arbeitszeit (Einstellungen, dann Allgemein, dann Arbeitszeit und -ort) zeigt anderen, wann Sie verfügbar sind. Sie misst nichts.
- Ihre Zeit im Blick zeigt, wie sich Ihre Zeit auf Besprechungen und Fokuszeit verteilt, aber nur in einigen Google Workspace-Versionen für Unternehmen und Bildungseinrichtungen und nur für Ihren eigenen Kalender.
Der Kalender enthält also das Rohmaterial. Um danach abzurechnen, brauchen Sie eine Möglichkeit, jeden Termin einem Kunden zuzuordnen, und eine Möglichkeit, die Stunden zu addieren.
Die Kalender-Methode in vier Schritten
1. Die Arbeit als Termine planen
Tragen Sie Kundenarbeit in den Kalender ein, bevor Sie sie erledigen: Anrufe, Workshops, aber auch die konzentrierten Blöcke, in denen Sie für einen Kunden schreiben, gestalten oder programmieren. Ein Termin mit Beginn, Ende und klarem Titel ist bereits ein Zeiteintrag.
2. Den Termin korrigieren, wenn er endet
Besprechungen überziehen, Blöcke werden gekürzt. Ziehen Sie das Ende des Termins auf das tatsächliche Ende, solange Sie sich noch erinnern, oder am Ende jedes Tages. Diese eine Gewohnheit ersetzt den Timer: Der Kalender zeigt am Ende, was stattgefunden hat, nicht nur, was geplant war.
3. Jeden Termin seinem Kunden zuordnen
Wählen Sie eine Methode und bleiben Sie dabei:
| Markierung | Funktioniert gut, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Eine Terminfarbe pro Kunde | Sie wenige Kunden haben und visuell planen. | Google bietet 11 Terminfarben. |
| Ein Kalender pro Kunde | Sie viele Kunden haben oder einen Kalender mit einem Kunden teilen. | Mehr Kalender, die sichtbar bleiben müssen. |
| Ein Wort im Titel, z. B. „Acme: Review“ | Sie Termine auf dem Smartphone eintragen. | Ein Tippfehler, und der Termin fehlt. |
| Die E-Mail-Domain der Gäste | Ihre Kundentermine per Einladung verschickt werden. | Allein erledigte Arbeit hat keine Gäste. |
Der Ratgeber Stunden in Google Kalender zählen: pro Kunde, Farbe, Woche vergleicht die vier ausführlicher.
4. Die Stunden am Monatsende zählen
Sie können von Hand zählen, mit einer Formel in Google Tabellen oder automatisch. Der Ratgeber Stundenzettel aus Google Kalender erstellen zeigt die ersten beiden Wege Schritt für Schritt. Egal mit welcher Methode: Zählen Sie einmal aus dem Kalender, zu einem festen Zeitpunkt, damit sich die Summe nach der Rechnung nicht mehr ändert.
Fünf Fehler, die Kalendersummen verfälschen
- Abgelehnte und abgesagte Einladungen. Sie können in Ihrem Kalender sichtbar bleiben. Lassen Sie sie bei der Zählung weg.
- Ganztägige Termine. Ein Feiertag oder eine Frist, die als ganztägig eingetragen ist, sind keine 24 abrechenbaren Stunden.
- Derselbe Termin in zwei Kalendern. Ein Termin in Ihrem Arbeitskalender und in einem freigegebenen Kalender des Kunden darf nur einmal zählen.
- Termine über Mitternacht oder das Monatsende hinaus. Nur der Teil innerhalb des Monats gehört auf die Rechnung dieses Monats.
- Vergangene Termine nach der Rechnung ändern. Schließen Sie jeden Monat einmal ab, behalten Sie diese Fassung und erfassen Sie spätere Korrekturen als Zusätze.
Timer-App oder Kalender: was passt?
| Timer-App | Kalender-Methode | |
|---|---|---|
| Täglicher Aufwand | Start und Stopp für jede Aufgabe | Das Ende von Terminen anpassen |
| Vergessene Einträge | Häufig: Der Timer wurde nicht gestartet | Selten: Die Arbeit war geplant |
| Kurze Aufgaben und Unterbrechungen | Minutengenau | Meist auf Blöcke gerundet |
| Wo die Daten liegen | Beim Timer-Dienst | In Ihrem Kalender und Ihrer eigenen Tabelle |
Wenn Sie ständig zwischen vielen kleinen Aufgaben wechseln, ist ein Timer genauer. Besteht Ihre abrechenbare Arbeit überwiegend aus Besprechungen und geplanten Blöcken, enthält der Kalender bereits bessere Daten, als Sie in einen Timer eintippen würden.
Fragen
Funktioniert das mit einem kostenlosen Gmail-Konto?
Ja. Termine, Farben, Kalender und Gäste funktionieren in einem privaten Google-Konto genauso wie in Google Workspace. Nur „Ihre Zeit im Blick“ ist auf einige Workspace-Versionen beschränkt.
Wie genau müssen die Termine sein?
So genau, wie Sie abrechnen. Wenn Sie jeden Termin auf 15 Minuten aufrunden, reicht es, das Ende auf 5 Minuten genau zu korrigieren. Der Ratgeber Kunden aus Google Kalender abrechnen: Stundensatz, Rundung behandelt Rundung und Mindestabrechnung.
Kann ich die Stunden automatisch in eine Tabelle bekommen?
Ja. Der Ratgeber Google Kalender automatisch in Google Tabellen exportieren vergleicht den integrierten Export, ein kleines Skript und ein Add-on, das die Tabelle jede Stunde aktualisiert.
Jede Stunde aus Ihrem Kalender zählen, automatisch
Calendar Timesheet wendet die Methode oben für Sie an: Es liest Ihre Kalender jede Stunde, erkennt Kunden an Farbe, Kalender, Wort oder Domain der Gäste, überspringt abgelehnte und ganztägige Termine und schließt jeden Monat mit einem Stundennachweis pro Kunde ab.