Google カレンダーからクライアントに請求する：時間単価、端数処理、最低時間
カレンダーにクライアントの仕事がすでに入っていれば、請求はルールの問題です。どの会議を数えるのか、単価はいくらか、どう端数処理するのか、いつ月を確定するのか。こうしたルールを一度書き出し、毎月同じように適用することで、根拠を説明しやすい請求書になります。
単価：クライアントごとに、ときにはプロジェクトごとに
多くのフリーランスはクライアントごとに 1 つの時間単価を設定し、特定のプロジェクトには別の単価を設けることもあります（たとえば、電話会議より高く請求するワークショップなど）。単価は頭の中ではなくクライアントの横に記録し、円建てとドル建てのクライアントがいる場合は、そのクライアントの通貨で記録しましょう。単価が変わったら、何月から適用するかを記録します。送付済みの請求書は変わるべきではありません。
端数処理：ルールを 1 つ決めて伝える
端数処理によって、実際の分数が請求時間に変わります。よく使われるルールは次のとおりです。
| ルール | 主な利用者 | 37 分の電話は |
|---|---|---|
| 実際の時間 | 分単位で請求する人 | 37 分 |
| 6 分（0.1 時間）単位で切り上げ | 弁護士、多くのコンサルタント | 42 分（0.7 時間） |
| 15 分単位で切り上げ | コーチ、研修講師、代理店 | 45 分 |
| 30 分単位で切り上げ | 現地での作業、短時間の対応 | 60 分 |
端数処理は月の合計ではなく会議ごとに行い、最初の請求の前にクライアントが知っておけるよう、見積書や契約書にルールを明記しましょう。0.1 時間単位の請求については、計算例つきの専用ガイド「Google カレンダーから 6 分単位（0.1 時間）で請求する方法」があります。
会議ごとの最低請求時間
5 分の電話でも、1 日の流れは中断されます。会議ごとに 15 分や 30 分などの最低時間を設ければ、その分をカバーできます。最低時間は端数処理の後に適用します。15 分単位の切り上げと 30 分の最低時間がある場合、5 分の電話は 30 分として請求されます。
具体例：1 か月分の請求時間
クライアントは Acme、時間単価は 8,000 円、各会議を 15 分単位で切り上げ、会議ごとの最低時間は 30 分です。10月の会議は 4 件でした。
| 会議 | 実際の時間 | 15 分単位で切り上げ | 最低時間を適用した請求時間 |
|---|---|---|---|
| キックオフの電話 | 0:37 | 0:45 | 0:45 |
| 短い確認 | 0:05 | 0:15 | 0:30 |
| ワークショップ | 2:10 | 2:15 | 2:15 |
| レビュー | 1:00 | 1:00 | 1:00 |
| 合計 | 3:52 | 4:30 |
8,000 円で 4.5 時間なら 36,000 円 です。代わりに月の合計を端数処理すると（3:52 を 4:00 に切り上げ）32,000 円になります。ルールによって請求額が変わるため、見積書に書いておくべきなのです。スプレッドシートでは、D 列に実際の時間を 10 進数で入れた場合、会議の請求時間は =MAX(CEILING(ROUND(D2*60),15)/60,0.5) で求められます。ROUND で先に分単位の整数にしておくことで、ちょうど 15 分の会議が 30 分として請求されることを防げます。数式一式は フリーランス向け Google スプレッドシートのタイムシート テンプレート（数式付き）にあります。自分の時間でルールを試すには、無料の 請求時間の計算ツールに貼り付けてください。
前払い契約と前払い時間
時間をまとめて購入するクライアントもいます。月 20 時間、あるいは四半期で使う 40 時間などです。使用した時間をその枠と照らし合わせて管理し、使い切る前にクライアントに知らせましょう。80% で知らせれば追加購入の時間が取れ、100% で知らせれば無償の作業を防げます。
数えないもの
一度決めておきましょう。辞退した招待、社内の事務作業、移動（請求するかどうか）、終日の予定。請求対象外の時間には専用の色やカレンダーを使い、クライアントの合計に紛れ込まないようにします。
月を締めてから請求する
カレンダーは変わり続けます。会議は後から移動され、キャンセルされ、名前が変わります。ある月を請求したら、その数字を固定しましょう。後でカレンダーを編集しても、送付済みの請求書が変わってはいけません。本当に誤りがあった場合は、意図的に再計算して訂正を発行します。
クライアントごとの月次の請求明細には、会議ごとに日付、開始と終了、タイトルまたは説明、実際の所要時間、請求時間、金額を記載します。クライアントは、1 つの数字よりも詳しい一覧を信頼します。
入金を管理する
各請求明細をいつ請求し、いつ入金されたかを記録します。30 日を過ぎても未払いのものには催促を送りましょう。月に一度、期限を過ぎた請求明細の一覧を確認すれば、十分に把握できます。
同じルールを自動で適用する
Calendar Timesheet は、あなた自身の Google スプレッドシートでこれらのルールを適用します。クライアントごと・プロジェクトごとの単価と通貨、5、6、10、15、30、60 分単位の切り上げ、会議ごとの任意の最低時間、80% と 100% で通知する前払い時間、辞退した予定と終日の予定の除外、締めた月の固定です。毎月 1 日には、クライアントごとの請求明細と、合計と 30 日を過ぎた未払いをまとめたメールが届きます。
請求書作成ツールではありません。数字と明細を用意するもので、請求書はいつものソフトウェアやテンプレートで作成します。
自分のカレンダーで試してみましょう。Pro のトライアルは、最初の月末の請求明細まで、最低 14 日間続きます。カードは不要です。