Exportar Google Calendar a Excel o CSV, con duraciones
Google Calendar no tiene ningún botón que guarde tus eventos como archivo de Excel o CSV. Su propia exportación genera archivos .ics, el formato que usan las aplicaciones de calendario para intercambiar eventos, y Excel no puede leerlos como una lista. La vía más rápida es el conversor de Google Calendar a Excel, gratuito: suelta en él la exportación de Google y descarga un archivo .xlsx o .csv con una fila por evento y duraciones que se pueden sumar, sin subir nada. Si prefieres trabajar en tu cuenta de Google, pasa por Hojas de cálculo de Google: lleva los eventos a una hoja, añade una columna de duración y descarga la hoja como .xlsx o .csv.
Qué te da la exportación de Google Calendar
En un ordenador, Configuración, luego Importar y exportar y después Exportar descarga un .zip con un archivo .ics por calendario; un solo calendario se puede exportar desde su propia página Configurar y compartir. La página de ayuda de Google añade dos límites: no se puede exportar desde la aplicación Google Calendar del móvil, y necesitas el permiso "Hacer cambios y gestionar el uso compartido" en un calendario para exportarlo.
El archivo está pensado para otra aplicación de calendario, no para contar: una reunión semanal aparece una vez, con su regla de repetición, en lugar de una vez por semana. La guía Exportar Google Calendar a Hojas de cálculo de Google compara esta exportación con las demás opciones.
Si solo necesitas el número total de horas, sáltate la hoja de cálculo: la calculadora de horas de Google Calendar, gratuita, lee esa misma exportación en tu navegador y la suma por calendario, palabra clave y semana.
Paso 1: lleva los eventos a Hojas de cálculo de Google
Dos formas gratuitas, ambas dentro de tu propia cuenta de Google:
- Un script corto. La guía Cómo convertir Google Calendar en un registro de horas tiene un script de Apps Script de diez líneas que escribe una fila por evento de tu calendario principal para el mes que elijas: fecha, inicio, fin, horas, título y color. Cada repetición de una reunión periódica tiene su propia fila.
- La exportación gratuita de Calendar Timesheet. Elige cualquier periodo de hasta un año y los calendarios que quieres leer. Escribe una fila por evento (fecha, inicio, fin, duración, título, calendario, color) en una pestaña Exportación, con totales por color y por calendario.
Paso 2: haz que las duraciones se puedan sumar
Con la hora de inicio en la columna B y la de fin en la columna C:
| Quieres | Fórmula | Formato de la columna |
|---|---|---|
| Horas en número decimal (1,5 para 1 h 30) | =(C2-B2)*24 | Número |
| Horas en formato de hora (1:30) | =C2-B2 | Formato de número personalizado [h]:mm |
Las horas decimales son la opción más segura para un archivo que vas a pasar a otra persona: siguen siendo números normales en Excel y en CSV, y multiplicarlas por una tarifa por hora es directo. Si conservas el formato de hora, los corchetes de [h]:mm evitan que un total de 26 horas aparezca como 2:00. La guía Calcular horas trabajadas con Google Calendar tiene las fórmulas para los eventos que terminan después de medianoche y para redondear al alza.
Paso 3: descarga como Excel o CSV
En Hojas de cálculo de Google, abre Archivo y luego Descargar:
- El formato Microsoft Excel (.xlsx) guarda toda la hoja de cálculo, con todas sus pestañas, sus fórmulas y sus formatos de número.
- El formato .csv (valores separados por comas) guarda solo la pestaña en la que estás, como texto sin formato: solo valores, sin fórmulas ni formato. Abre la pestaña que quieras antes de descargar.
| .xlsx | .csv | |
|---|---|---|
| Varias pestañas en un archivo | Sí | No, una pestaña por archivo |
| Fórmulas y totales | Se conservan | Solo valores |
| Ideal para | Un archivo que abrirá una persona | Importar en otra herramienta |
Tres cosas que comprobar antes de enviar el archivo
- Las fechas en un CSV. Un CSV guarda las fechas como texto, escrito tal como lo muestra la hoja, y Excel lee ese texto con la configuración regional del ordenador: 05/10/2026 puede convertirse en el 5 de octubre o en el 10 de mayo. Da a la columna de fechas el formato
2026-10-05(Formato, Número, Fecha y hora personalizadas) antes de descargar, y todos los ordenadores leerán el mismo día. - La zona horaria. Las horas se muestran en la zona horaria de la hoja de cálculo (Archivo, Configuración), que no siempre es la de tu calendario. Configura la hoja con la zona en la que facturas antes de exportar.
- Los eventos que no deberían contar. Los eventos de todo el día, las invitaciones rechazadas y una reunión copiada en dos calendarios inflan un total. La guía Cómo convertir Google Calendar en un registro de horas enumera las trampas que falsean los totales de un calendario, con su solución.
Olvídate de copiar. La exportación gratuita de Calendar Timesheet pone cualquier periodo de tus calendarios en una pestaña, con duraciones y totales por color y por calendario, lista para descargar como Excel o CSV.