Plantilla de registro de horas para autónomos y freelancers en Hojas de cálculo de Google, con fórmulas
Un registro de horas para facturar necesita algo más que horas: necesita el cliente, la tarifa, el redondeo acordado y un total por cliente y por mes. Abajo tienes la estructura que funciona para la mayoría de los freelancers y consultores, las fórmulas exactas que hay que escribir en Hojas de cálculo de Google y las trampas que estropean los totales. Al final, un complemento que lo rellena por ti desde Google Calendar.
Las columnas que necesita un registro de horas para facturar
| Columna | Contenido | Formato |
|---|---|---|
| A | Fecha | Fecha |
| B | Inicio | Hora |
| C | Fin | Hora |
| D | Duración | Duración, [h]:mm |
| E | Duración facturada, tras el redondeo | Duración, [h]:mm |
| F | Cliente | Texto |
| G | Tarifa por hora | Moneda |
| H | Importe | Moneda |
| I | Notas | Texto |
Usa una fila por reunión o por bloque de trabajo. Los totales van en una pestaña aparte, así ordenar y filtrar las filas nunca los rompe.
Las fórmulas, fila a fila
Van en la fila 2 y se pueden arrastrar hacia abajo. Hojas de cálculo de Google guarda las horas como fracciones de día, por eso algunas fórmulas multiplican por 24.
- Duración en D2:
=RESIDUO(C2-B2; 1).RESIDUOmantiene el resultado correcto cuando una sesión pasa de la medianoche. - Duración facturada redondeada al alza a 15 minutos en E2:
=MULTIPLO.SUPERIOR(REDONDEAR(D2*1440); 15)/1440.REDONDEARconvierte primero la duración en minutos enteros (un día tiene 1440 minutos): Hojas de cálculo de Google guarda las horas con errores minúsculos y, sin este paso, una reunión de exactamente 15 minutos puede facturarse como 30. Para décimas de hora, usa 6 en lugar de 15. - Con un mínimo de 30 minutos, E2 pasa a ser:
=MAX(MULTIPLO.SUPERIOR(REDONDEAR(D2*1440); 15)/1440; NSHORA(0; 30; 0)). - Importe en H2:
=E2*24*G2. Sin el*24, una reunión de dos horas a 80 se facturaría por 6,67. - Horas en decimal, para facturas que piden 2,25 en lugar de 2:15:
=E2*24.
Si la configuración regional de tu hoja de cálculo usa el punto como separador decimal, como la de Estados Unidos, las fórmulas llevan una coma en lugar de punto y coma: =MULTIPLO.SUPERIOR(REDONDEAR(D2*1440), 15)/1440.
Totales por cliente y por mes
En una pestaña aparte, una fila por cliente (en estas fórmulas, Detalle es el nombre de la pestaña que contiene las filas de la plantilla):
- Horas de Acme en octubre de 2026:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Detalle!E:E; Detalle!F:F; "Acme"; Detalle!A:A; ">="&FECHA(2026;10;1); Detalle!A:A; "<"&FECHA(2026;11;1)), con formato[h]:mm. - Importe de Acme en octubre: la misma fórmula sobre la columna H.
Escribe los límites del mes como >= el primer día y < el primer día del mes siguiente. Así el último día nunca se queda fuera, sea cual sea la hora de la última reunión.
Cuatro trampas que estropean un registro de horas
- Totales que vuelven a cero cada 24 horas. Con el formato
h:mm, 26 horas se muestran como 2:00. Usa siempre[h]:mmpara las duraciones. - Horas escritas como texto. Una hora pegada desde un correo puede ser texto: se queda a la izquierda de la celda y las sumas la ignoran. Vuelve a escribirla o envuélvela en
=HORANUMERO(). - Redondear el total en lugar de cada fila. Con redondeo al alza a 15 minutos, 4 reuniones de 20 minutos facturan 2:00 si redondeas cada fila, o 1:30 si redondeas el total. Indica cuál en tu presupuesto y aplícalo igual cada mes.
- Modificar el mes anterior después de facturar. Una vez facturado, copia los totales de cada mes a una pestaña cerrada, para que un cambio tardío en una fila no pueda alterar una factura enviada.
Rellenar la plantilla desde Google Calendar
Escribir cada reunión dos veces, una en el calendario y otra en la hoja, es donde fallan la mayoría de los registros de horas. Si tus reuniones están en Google Calendar, expórtalas: la guía Exportar Google Calendar a Hojas de cálculo de Google compara la exportación integrada, un pequeño script y un complemento. Para etiquetar cada fila con su cliente, la guía Contar horas en Google Calendar por cliente, color o semana explica los colores, los calendarios, las palabras del título y los dominios de los invitados.
Una plantilla que se rellena sola
El complemento gratuito de Calendar Timesheet hace este trabajo por ti. Su exportación gratuita escribe cualquier periodo de tu calendario en una pestaña, una fila por evento, con totales por color y por calendario. La prueba de Pro añade clientes, tarifas, redondeo y mínimos, rellena estas columnas cada hora y cierra cada mes con un informe por cliente.