Factureren in blokken van 6 minuten vanuit Google Agenda
Advocaten, accountants en veel consultants factureren in tienden van een uur: elk begonnen blok van 6 minuten telt als 0,1 uur. Staat je klantwerk al in Google Agenda, dan heb je daar alles wat je nodig hebt om zo te factureren, zonder timer. Deze handleiding laat de regel zien op een echte dag, geeft de formule voor Google Spreadsheets die niet te veel factureert en zegt wat je in je opdrachtbevestiging kunt zetten.
Zo werken blokken van 6 minuten
Elke afspraak wordt omhoog afgerond op het volgende veelvoud van 6 minuten en daarna omgerekend naar uren: 1 tot 6 minuten telt als 0,1, 7 tot 12 minuten als 0,2, enzovoort tot 55 tot 60 minuten als 1,0. De volledige tabel staat onder de calculator voor declarabele uren, die ook een lijst met duren voor je afrondt.
De afronding geldt per afspraak, niet per dag of per maand. Daardoor is het voorspelbaar: de klant kan elke regel van de factuur terugvinden in de afspraak waar hij vandaan komt.
Een uitgewerkt voorbeeld: één dag uit de agenda
Vier afspraken voor één klant, tegen $ 250 per uur:
| Afspraak in Google Agenda | Echte tijd | Gefactureerd |
|---|---|---|
| Gesprek met de klant | 7 min | 0,2 uur |
| Kort telefoontje, achteraf toegevoegd | 2 min | 0,1 uur |
| Beoordeling van een concept | 31 min | 0,6 uur |
| Overleg | 1 uur 20 min | 1,4 uur |
| Totaal | 2 uur 00 min | 2,3 uur |
2,3 uur tegen $ 250 is $ 575. De echte tijd, precies 2 uur, zou $ 500 zijn. Het verschil van $ 75 is de afronding: omhoog afronden op 6 minuten voegt gemiddeld 2,5 minuut toe per afspraak, dus veel korte afspraken tellen op. Zo werkt de regel nu eenmaal, en daarom zet je hem in je opdrachtbevestiging voordat je de eerste factuur verstuurt.
Van Google Agenda naar tienden van een uur, stap voor stap
- Eén afspraak per stuk klantwerk. Zet de klant in de titel, een kleur of een eigen agenda, en pas het einde aan als een afspraak korter of langer duurde. De handleiding Urenregistratie met Google Agenda: uren zonder timer beschrijft de routine, en Uren tellen in Google Agenda: per klant, kleur of week legt uit hoe je elke afspraak aan een klant koppelt.
- Zet de afspraken in Google Spreadsheets, één regel per afspraak, met de begintijd in kolom B en de eindtijd in kolom C. De handleiding Google Agenda automatisch exporteren naar Spreadsheets vergelijkt de manieren om dat te doen.
- Gefactureerde uren in kolom D:
=AFRONDEN.BOVEN(AFRONDEN((C2-B2)*1440); 6)/60. De formule zet de duur om in hele minuten (een dag heeft 1.440 minuten), rondt die omhoog af op een veelvoud van 6 en deelt daarna door 60. - Bedrag in kolom E, met het uurtarief in kolom F:
=D2*F2. Het maandtotaal is de som van kolom E.
De Urenregistratie-template in Google Spreadsheets voor zzp'ers bevat de andere kolommen van een urenstaat voor facturatie: klant, minimum per afspraak en totalen per maand.
Drie valkuilen die de factuur veranderen
- De valkuil van de spreadsheet. De voor de hand liggende formule, AFRONDEN.BOVEN((C2-B2)*24; 0,1), factureert een gesprek van 6 minuten soms als 0,2 uur, omdat Google Spreadsheets tijden opslaat als delen van een dag, met piepkleine fouten. In een test die we op 19 oktober 2026 in Google Spreadsheets deden, gebeurde dat bij 192 van de 1.434 mogelijke begintijden van een gesprek van 6 minuten binnen één dag. De formule hierboven, die de duur eerst omzet in hele minuten, gaf op dezelfde 1.434 gesprekken geen enkele fout.
- Een agenda-blok is niet de echte tijd. Een gesprek dat voor 30 minuten stond ingepland en 7 minuten duurde, wordt als 0,5 uur gefactureerd in plaats van 0,2 als de afspraak zijn geplande einde houdt. Pas het einde aan zodra het gesprek klaar is, of vlak daarna.
- Overlappende afspraken. Twee afspraken op hetzelfde moment voor twee klanten factureren dezelfde minuten twee keer. Zoek naar overlap voordat je factureert en houd per klant alleen de tijd over die je er echt aan besteedde.
Wat je in de opdrachtbevestiging zet
Schrijf de regel in gewone woorden op voordat je de eerste factuur verstuurt, bijvoorbeeld: “De tijd wordt per taak bijgehouden en gefactureerd in eenheden van 0,1 uur (6 minuten), waarbij elke taak naar boven wordt afgerond op de volgende eenheid.”
Een Amerikaans voorbeeld: in de Verenigde Staten accepteert het advies 2022 Formal Ethics Opinion 4 van de North Carolina State Bar, vastgesteld op 27 oktober 2023, facturering in eenheden van zes minuten, als de advocaat de werkwijze schriftelijk aan elke klant heeft uitgelegd en de klant ermee heeft ingestemd, mits de facturering juist is en de werkzaamheden voor verschillende klanten elkaar niet overlappen. Het voegt eraan toe dat facturering in eenheden van een uur duidelijk bovenmatig zou zijn.
In Nederland bepaalt regel 17 van de Gedragsregels advocatuur van de Nederlandse orde van advocaten dat de advocaat bij het aanvaarden van de opdracht duidelijke afspraken maakt over honorarium, doorbelasting van kosten en wijze van declareren, en dat de declaratie in beginsel periodiek en gespecificeerd is, met opgave van tarief en tijdsbesteding. Regels verschillen per land en per beroep: controleer die van je eigen beroepsorganisatie.
Vragen
Is 6 minuten hetzelfde als 0,1 uur?
Ja. Een uur heeft 60 minuten, dus een tiende uur is 6 minuten, en 0,25 uur is 15 minuten.
Wordt een taak van 1 minuut als 0,1 uur gefactureerd?
Volgens de gebruikelijke regel wel: elke begonnen eenheid telt. Sommige klanten sturen hun eigen factureringsrichtlijnen mee; doen zij dat, houd je dan aan wat je met hen hebt afgesproken.
Kan Google Agenda mijn uren afronden?
Nee. Google Agenda heeft geen functie voor facturering of afronding. De afronding gebeurt in Google Spreadsheets, met de formule hierboven, of in een add-on.
Tienden van een uur, elke maand
De gratis add-on Calendar Timesheet exporteert je agenda naar Google Spreadsheets, met totalen per kleur en per agenda. De proefperiode van Pro rondt elke afspraak omhoog af op 6 minuten (of 5, 10, 15, 30 of 60), voegt een minimum per afspraak en een tarief per klant toe en sluit elke maand af met één maandoverzicht per klant.